Không gian nơi nhân viên làm việc, gặp gỡ và hợp tác là điều quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Môi trường làm việc tốt giúp công việc trở nên suôn sẻ hơn, ngoài môi trường làm việc, 1 yếu tố nữa sẽ giúp công việc của mọi người trở nên chuyên nghiệp hơn và phù hợp hơn cho việc hợp tác kinh doanh. Đó là sử dụng các công nghệ hỗ trợ công việc – Hội nghị âm thanh và Hội nghị truyền hình đã trở thành cách phổ biến mà người làm việc có thể gặp gỡ, trao đổi và hợp tác với đồng nghiệp và đối tác kinh doanh. Theo một nghiên cứu cho thấy 86% doanh nghiệp đã lên kế hoạch sử dụng Hội nghị truyền hình cho công việc của Công ty.
Tuy nhiên, một phòng Hội nghị truyền hình không được trang bị công nghệ phù hợp sẽ khiến cho việc trao đổi thông tin không gặp được suôn sẻ, ảnh hưởng đến việc hợp tác và nhầm lẫn trong trao đổi. Để giúp các doanh nghiệp tạo ra không gian phòng Hội nghị truyền hình hiệu quả nhất, phần mềm TrueConf có thể chia sẻ 4 yếu tố thiết kế cho phòng Hội nghị truyền hình hiệu quả.
1, Công nghệ
Một nghiên cứu khác đã xem xét 430 triệu cuộc gọi Skype và thấy rằng các vấn đề về chất lượng cuộc gọi có thể xảy ra mọi lúc, mọi nơi. Đây là lý do tại sao một nửa trong số tất cả các chuyên gia báo cáo rằng họ không thể giải quyết các vấn đề về chất lượng trải nghiệm của người dùng.
Giao thức TCP/ IP mang web, email, truyền tệp và lưu lượng dữ liệu thông thường sử dụng một hệ thống xác nhận để đảm bảo phân phối gói. Nếu một gói không đến, người nhận yêu cầu người gửi gửi lại. Gửi lại để truyền các cuộc hội thoại và video gần thời gian thực, nơi các gói phải đến thành công và theo trình tự. Đó là lý do tại sao nên sử dụng giải pháp Hội nghị truyền hình truyền phát giọng nói và hình ảnh sử dụng giao thức UDP. Một gói bị rơi thỉnh thoảng không gây phiền nhiễu. Một loạt các gói bị rơi có thể là một điểm dừng chương trình.
Các gói bị mất xảy ra trên tất cả các mạng. Điều này đặc biệt đúng trên các mạng di động và wifi, nhưng cũng trên các mạng có dây khi tất cả các gói tin có thể được định tuyến. Trong một tình huống Hội nghị truyền hình điển hình liên quan đến các đối tác từ các tổ chức và đồng nghiệp khác gọi từ nhà hoặc trên đường, mỗi kết nối đi qua nhiều mạng, có thể có hàng tá mạng liên quan. Một nút cổ chai duy nhất, ở bất cứ đâu, có thể phá hỏng toàn bộ cuộc trò chuyện.
2, Công nghệ âm thanh và hình ảnh.
Một nghiên cứu điều tra các khiếu nại của người dùng liên quan đến Skype for Business cho thấy âm thanh chói tai, các vấn đề kết nối và lời nói bị bóp méo là vấn đề lớn nhất. Và có lẽ phần quan trọng nhất của bất kỳ phòng Hội nghị truyền hình nào là thiết bị hình ảnh và âm thanh. Có nhiều lựa chọn có sẵn ở nhiều mức giá khác nhau, và những tiến bộ gần đây trong công nghệ đã khiến thiết bị hội nghị truyền hình trở nên dễ tiếp cận hơn bao giờ hết. Ngoài các thiết bị riêng biệt được thiết kế cho các ứng dụng thương mại, thì với các công ty nhỏ hơn các thiết bị tích hợp cả camera, loa là giải pháp khả thi.
Ngân sách của công ty, trường hợp sử dụng dự định, cơ sở hạ tầng mạng hiện tại và các mục tiêu cho phòng Hội nghị truyền hình đều có thể ảnh hưởng đến quyết định khi chọn thiết lập camera và loa hoàn hảo.
3, Giảm tiếng ồn.
Môi trường làm việc văn phòng điển hình khá yên tĩnh. Mọi người đều tập trung vào nhiệm vụ của mình, vì vậy họ sẽ không gây ồn ào; tuy nhiên khi các cuộc Hội nghì truyền hình xảy ra, chúng gây mất tập trung và dễ dàng gây ra tiếng động. Vì thế, trong các cuộc Hội nghị truyền hình, các thiết bị có khả năng khử vọng, lọc ồn xung quanh là điều đáng chú ý, nó giúp làm mờ và giảm các âm thanh không nên có trong các cuộc họp. Những người muốn có cuộc trò chuyện riêng tư không phải lúc nào cũng có thể chuyển sang phòng hoặc văn phòng cách âm. Đôi khi, cuộc trò chuyện xảy ra ở nơi nó xảy ra, bất kể ai ở gần. Điều này có thể làm tăng sự lo lắng cho bất kỳ ai tham gia vào cuộc thảo luận, vì họ không thể chắc chắn thông tin nào đang được nghe thấy. Cuộc trò chuyện của người khác có thể gây mất tập trung, ngay cả khi bạn không quan tâm đến vấn đề này. Nó thậm chí có thể gây mất tập trung hơn nếu đối tượng xảy ra không liên quan đến công việc. Công nghệ khử vọng, lọc ồn là một cách đơn giản, hiệu quả để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn – giải pháp tốt nhất là sử dụng các thiết bị loa/mic có tính năng khử vọng, lọc ồn hoặc đơn giản hơn là trong văn phòng làm việc của các cuộc Hội nghị truyền hình nên có sẵn thiết bị chuyên để khử vọng và lọc ồn.
4, Ánh sáng.
Một khía cạnh mà nhiều công ty không tính đến khi lên kế hoạch cho phòng Hội nghị truyền hìnhcủa họ là chiếu sáng. Hội nghị truyền hình yêu cầu ánh sáng đầy đủ để đảm bảo rằng nhân viên hoặc khách hàng ở đầu bên kia của cuộc gọi có thể có được một hình ảnh rõ ràng. Ngoài việc đảm bảo căn phòng được chiếu sáng tốt, thiết kế nên có rèm hoặc một số cách khác để tính đến sự thay đổi của ánh sáng tự nhiên. Khả năng điều chỉnh ánh sáng nhanh chóng để phù hợp với nhu cầu của cuộc gọi Hội nghị truyền hình đáng để đầu tư thêm, vì nó mang lại cái nhìn chuyên nghiệp hơn cho căn phòng và cho phép giao tiếp hiệu quả hơn trong suốt cuộc họp trực tuyến.
Những ý kiến được đưa ra trên đây có thể chưa phải là đầy đủ để tiến hành triển khai 1 phòng Hội nghị truyền hình hiệu quả, nhưng đây cũng là 1 trong những yếu tố quyết định chất lượng phòng họp trực tuyến có đạt chất lượng và năng suất công việc.
Đây là ý kiến của riêng chúng tôi, chúng tôi cần bạn cùng đưa ra ý kiến để chúng ta tạo ra được 1 phòng Hội nghị truyền hình đạt chất lượng và chuyên nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tạo ra 1 môi trường làm việc chuyên nghiệp và đẳng cấp.
Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ với Hotline: 024.73008911. Xin trân thành cảm ơn
