Để cắt giảm chi phí đi lại và thời gian phát sinh, câu trả lời cho bạn là thiết lập một cuộc họp trực tuyến-hội nghị truyền hình hoặc liên kết video với bạn bè hay đối tác kinh doanh.
Quá nhiều người sẽ khiến cuộc họp trở nên khó kiểm soát; vấn đềnày có thể dễ dàng tránh được với hội nghị truyền hình-họp trực tuyến. Dưới đây là 8 cách để có được cuộc họp trực tuyến của bạn hiệu quả hơn:
Chuẩn bị Program: Đây là cách để đảm bảo những người tham dự giữ được sự tập trung cần thiết ; thông qua việc thông báo và cập nhật những thông tin sẽ được trình bày. Đảm bảo sự tập trung và đúng quy hoạch, toàn thể cuộc họp có thể tránh được sự lãng phí thời gian.
Thời gian: Thời gian biểu bao gồm thời gian bắt đầu, nội dung diễn ra trong bao lâu, khi nào nghỉ ngơi và thời gian kết thúc. Ghi chú đầy đủ trên Program chương trình, sẽ khiến người tham dự cuộc họp chuẩn bị sẵn tâm lí và đầy đủ sự tập trung cần thiết. Cuộc họp sẻ hiệu quả hơn nếu tất cả mọi người đều đúng giờ.
Làm quen với các tính năng: Chất lượng của hội nghị truyền hình trực tuyến có thể thay đổi dựa vào nhà cung cấp; do đó hãy xác định các công cụ và các tính năng trước khi tiến hành cuộc gọi. Kiểm tra tất cả các thiết bị và hiểu làm thế nào để sử dụng các chức năng, đặc biệt là những người chưa từng sử dụng trước đây. Tiến hành một buổi diễn tập công nghệ hoặc thiết lập một cuộc gọi thử nghiệm để ước lượng và tránh gặp sai lầm.
Giới thiệu: Điều này sẽ thiết lập bản sắc của mỗi thành viên và làm cho họ cảm thấy thoải mái với tất cả; đồng thời, giúp mọi người ghi nhớ tiếng nói của người khác. Điều này ngăn cản sự nhầm lẫn không cần thiết sau này, trong quá trình của cuộc gọi.
Trueconf Việt Nam đang tặng 20 triệu cho mỗi khách hàng trước 31/12. Bạn đã biết chưa?
Nghi thức xã giao: Hãy ân cần và lịch sự trên cuộc gọi. Gọi tên cá nhân của người được chỉ định; để bạn có được câu trả lời một cách nhanh chóng và ngăn chặn thời gian-không khí chết. Hãy chuẩn bị để tham gia một cách có tổ chức.
Mất tập trung: Chọn một môi trường hội nghị thích hợp là rất quan trọng. Quyết định về một vị trí : không ồn ào và không có sự gián đoạn nền. Kiểm tra ánh sáng cùng với âm thanh trong phòng trước khi thực hiện 1 cuộc gọi video. Tránh việc kiểm tra mail trong các cuộc thảo luận hoặc sử dụng điện thoại cá nhân.
Temperance: Các nhà lãnh đạo nên có loa/mic/hoặc thiết bị thể hỗ trợ, để có thể giới thiệu tất cả các thành viên và giữ người không chú ý trong kiểm tra. Các nhà lãnh đạo cần phải hỗ trợ đồng thời kiểm soát cuộc nói chuyện để đi đúng hướng.
Hình ảnh Hướng dẫn: Trong một cuộc thảo luận internet hãy sử dụng công cụ trực quan, nếu có thể. Điều này giúp trình bày ý tưởng một cách rõ ràng và hiệu quả hơn, cắt giảm thời gian dành cho lời giải thích bằng lời nói.
Hội nghị truyền hình trực tuyến đã giúp đỡ con người trong việc giao tiếp ở những nơi khác nhau và khác múi giờ. Chúng ta cắt giảm được chi phí của các cuộc họp quốc tế và tiết kiệm thời gian quý báu cho tất cả mọi người.Bằng cách sắp xếp một cuộc họp chu đáo, đầy đủ, bạn đã tăng được năng suất và hiệu suất của cuộc làm việc .
