Triển khai các hội nghị giao ban -họp trực tuyến từ xa nhằm tận dụng lợi thế của Công nghệ thông tin, tiết kiệm chi phí đi lại mà vẫn đảm bảo hiệu quả là chủ trương đúng đắn của Chính phủ.

Họp trực tuyến 250 điểm cầu truyền hình tại tỉnh Bắc Giang năm 2017

Họp trực tuyến  hình thức họp thay thế của các cơ quan nhà nước

Những cuộc họp trực tuyến thời gian gần đây của Chính phủ, bộ ngành (như Bộ giáo dục và Đào tạo, Bộ Công Thương, các sở ban ngành với các đơn vị dần thay thế cho các cuộc họp trực tiếp càng chứng minh được tính tiện lợi và hiệu quả của hình thức họp trực tuyến. Theo đại diện Bộ Công An, việc triển khai hội nghị trực tuyến đã được thực hiện từ nhiều năm nay ở 2 đầu Bắc Nam, với hội trường lên đến 500 người. “Mỗi hội nghị  như vậy, chúng tôi tiết kiệm được ít nhất là 1 tỷ động, nên chỉ cần tổ chức vài hội nghị là đã hòa vốn với chi phí xây dựng hạ tầng phục vụ họp trực tuyến”. Mới đây, Bộ Công An đã quyết định từ nay chỉ tổ chức họp hội nghị toàn quốc 1 lần duy nhất trong năm (là Hội nghị Công an Toàn Quốc). Còn các hội nghị toàn quốc khác đều họp trực tuyến, tại các điểm cầu đã được thiết lập theo cụm khu vực.

Đại diện của Văn phòng chính phủ,  nơi được xem là đi tiên phong trong triển khai mô hình hội nghị, giao ban trực tuyến cho biết là nhu cầu các hội nghị toàn quốc, toàn ngành hiện rất lớn. Riêng với hệ thống chính phủ (bao gồm các bộ ngành) thì nhu cầu hội nghị, giao ban từ xa là rất lớn, chủ yếu với 5 loại hình họp của chính phủ, hệ thống họp trực tuyến cần phải đáp ứng:

Thứ nhất là hội nghị toàn quốc giữa Chính phủ với các tỉnh thành.

Thứ hai là giao ban trực tuyến của Thủ tướng, các phó thủ tướng với 1 số bộ ngành.

Thứ ba là giao ban của thủ tướng với 1 địa phương nào đó.

Thứ tư là giao ban, hội nghị của các bộ ngành với địa phương.

Thứ năm là hệ thống giao ban giữa lãnh đạo chính phủ với các lãnh đạo bộ ngành.

Công tác chuẩn bị trước cuộc họp trực tuyến tại huyện Sơn Động- Tỉnh Bắc Giang

Phổ cập đến địa phương

Ngày nay Họp trực tuyến ngày càng “phổ cập” đến các địa phương.  Việc xây dựng chuẩn bị hạ tầng ngày càng đơn giản và chi phí cũng giảm hơn nhiều so với trước đây. Đối với các tỉnh có đặc điểm địa hình trắc trở thì việc thay thế họp trực tiếp là vô cùng thiết thực bởi nâng cao được tính an toàn khi hạn chế di chuyển. Ngoài ra giải pháp hội nghị truyền hình ngày càng được nâng cao tính năng không chỉ họp trực tuyến mặt đối mặt hiện cũng có nhiều hình thức họp từ xa khác thuận lợi có thể khai thác ứng dụng họp qua điện thoại, qua web. Với họp qua web chỉ cần ngồi bất kỳ đâu, bật webcam là có thể tham gia họp được. Hình thức họp qua điện thoại cũng rất tiện lợi, có thể vừa di chuyển vừa sử dụng điện thoại di động là có thể họp từ xa ngay lập tức

Không chỉ là hình thức hội họp, giao ban, vấn đề quan trọng là tính bảo mật của hệ thống. Nếu đó là hệ thống mang mang tính chất hội nghị của các cơ quan cấp cao thì hoàn toàn khác bởi nó còn  mang một nhiệm vụ khác đó là truyền các chỉ đạo qua mạng. Khi đó tính bảo mật của hệ thống phải đặt lên hàng đầu. Do vậy việc lựa chọn giải pháp hội nghị truyền hình tốt nhất, có nhiều tính năng, mang tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí là việc bắt buộc. Giải pháp hội nghị truyền hình Trueconf đã tư vấn cho hơn 4000 doanh nghiệp, cơ quan và triển khai thành công cho hơn 1000 doanh  nghiệp, các cơ quan nhà nước, tổ chức chính phủ, giáo dục, học viện tài chính và các lĩnh vực khác nhau hoàn toàn là lựa chọn thông mình cho người sử dụng.