Đại dịch COVID-19 đã buộc các nhân viên phải làm việc từ xa. Điều này đã khiến các tổ chức dành nhiều thời gian cho các nền tảng Hội nghị truyền hình như TrueConf, Zoom, Skype, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, v.v. Mặc dù các cuộc gọi hội nghị truyền hình này là sự thay thế tuyệt vời cho các cuộc họp trực tiếp, nhưng chúng đòi hỏi mức độ chuyên nghiệp tương tự như một cuộc họp thực tế mà người ta yêu cầu. Vì vậy, đây là một số điều nên và không nên để có cuộc gọi Hội nghị thành công.
Khi bạn đã tải xuống ứng dụng Hội nghị truyền hình của mình, điều đầu tiên cần làm là đảm bảo mọi thứ hoạt động tốt. Mở ứng dụng trước thời hạn để đảm bảo rằng ứng dụng được cập nhật và kiểm tra xem micrô và camera Hội nghị của bạn có hoạt động bình thường hay không.
Nếu bạn là người thực hiện cuộc gọi, bạn nên tạo một chương trình làm việc trước cuộc gọi. Ghi lại tất cả các điểm cần nói và thực hiện cuộc gọi giả lập để đảm bảo cuộc gọi của bạn diễn ra suôn sẻ. Vì bạn đang trò chuyện với một nhóm từ xa, mọi người rất dễ mất tập trung nếu bạn không thể giao tiếp hiệu quả.
Nếu bạn đang thực hiện một cuộc gọi điện video với một số đồng nghiệp đã bật camera của họ, thì thông thường bạn nên đảm bảo rằng bạn cũng vậy. Một lỗi cơ bản của nghi thức Hội nghị truyền hình là bắt đầu cuộc gọi điện video mà không có bất kỳ cảnh báo trước nào. Bắt đầu bằng tin nhắn trò chuyện nhanh và đợi trả lời trước khi bắt đầu cuộc gọi điện video.
Cho dù đó là đồng nghiệp hay khách hàng, bạn đang chiếm thời gian quý báu của ai đó trong cuộc gọi Hội nghị. Vì vậy, điều tốt nhất bạn có thể làm là đảm bảo rằng mọi khoảnh khắc thời gian của họ trong cuộc gọi đều được sử dụng một cách tối ưu.
Khi nói chuyện qua cuộc gọi Hội nghị truyền hình, giọng nói của mọi người trùng lặp, vì vậy điều quan trọng là không được làm gián đoạn người nói. Nếu bạn có tin nhắn hoặc câu hỏi muốn đưa ra, hãy ghi chú lại để có thể giải quyết sau cuộc trò chuyện. Nếu bạn nghĩ rằng điều gì đó cần được giải quyết ngay lập tức, bạn luôn có thể giơ tay lên để người nói có thể tạm dừng cuộc trò chuyện hoặc trình bày và giải quyết khiếu nại của bạn.
Hội nghị truyền hình không phải là thời điểm lý tưởng để cập nhật tin tức trên mạng xã hội, duyệt Internet, kiểm tra email và tin nhắn hoặc thực hiện bất kỳ công việc nào khác. Việc chú ý đến người thuyết trình không chỉ là điều quan trọng, mà trong một số trường hợp, có thể có những trường hợp bạn cần phải cân nhắc và đa tác vụ sẽ khiến việc tập trung vào cuộc gọi trở nên khó khăn hơn. Tốt nhất là bạn nên tắt tiếng micrô khi không nói để đảm bảo tiếng ồn xung quanh không làm gián đoạn âm thanh.
Không cần phải nói rằng bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng cho bất kỳ cuộc gặp gỡ ảo nào. Nhưng ngoài ra, bạn cũng muốn có một lớp nền đẹp. Hầu hết các ứng dụng đều có tính năng thêm hình nền ảo hoặc làm mờ tất cả cùng nhau. Nhưng nếu bạn không sử dụng ứng dụng có tính năng như vậy, chúng tôi khuyên bạn nên đặt trước tường hoặc giá sách. Nếu bạn nuôi thú cưng trong phòng, hãy chuyển sang phòng khác mà thú cưng không thể vào được. Bạn cũng nên ngồi trong một căn phòng có ánh sáng tốt.
Khi cuộc gọi điện video của bạn hoàn tất, hãy nhớ đóng ứng dụng và đảm bảo tắt cả micrô và camera của bạn. Hầu hết các ứng dụng Hội nghị truyền hình thực hiện điều này theo mặc định khi tắt, nhưng việc kiểm tra hai lần không tốn nhiều công sức.
Đây là những quy tắc cơ bản để đảm bảo các cuộc Hội nghị truyền hình được diễn ra thành công.
