Các kênh sử dụng để liên lạc với nhau thay đổi theo thời gian. Hai thập kỷ trước, chúng ta dựa vào cuộc gọi thoại để liên lạc. Hiện nay, Hội nghị truyền hình ngày càng trở nên phổ biến vì nó giúp những người làm việc ở các địa điểm khác nhau giao tiếp hiệu quả hơn.
Vậy điều gì về cuộc gọi điện video khiến nó trở thành một phương tiện giao tiếp tốt như vậy? Hãy xem xét những lợi thế hàng đầu của việc đưa cuộc gọi Hội nghị truyền hình vào văn hóa doanh nghiệp của bạn cũng như những hạn chế của nó.
Trước tiên, chúng ta nói về những lợi ích mà Hội nghị truyền hình đem lại:
1. Hội nghị truyền hình có thể cắt giảm chi phí
Tiền lương, chăm sóc sức khỏe và du lịch là ba yếu tố chi tiêu lớn nhất đối với hầu hết các công ty. Hội nghị truyền hình cung cấp cho nhân viên của bạn một giải pháp hiệu quả về chi phí cho nhiều cuộc họp trực tiếp và có thể giúp bạn cắt giảm chi phí đi lại cho các cuộc họp định kỳ.
Đây là một sự thật thú vị. Virgin Atlantic – hãng hàng không là một hãng hàng không Anh, ước tính rằng Hội nghị truyền hình đã giúp họ tiết kiệm 20% chi phí đi lại bằng cách thay thế các cuộc họp nội bộ trực tiếp bằng gọi điện video. Đó có lẽ không phải là điều mà một hãng hàng không thu lợi nhuận từ khách doanh nhân nên quảng cáo, nhưng nó mang lại cho bạn cảm giác tiết kiệm chi phí tiềm năng.
Hội nghị truyền hình sẽ không loại bỏ chi phí đi lại của bạn. Đôi khi một cuộc gặp mặt trực tiếp không cần thiết phải diễn ra trực tiếp. Rốt cuộc, thật khó để ăn trưa sau khi trò chuyện công việc và tạo ra những kết nối quan trọng giữa người với người mà bộ phận bán hàng và doanh nghiệp dựa vào. Tuy nhiên, bạn không cần phải đi du lịch cho mọi cuộc họp. Trong những trường hợp đó, gọi điện video có thể giúp bạn điều hành cuộc họp kinh doanh hiệu quả.
2. Tương tác cao hơn và cộng tác tốt hơn
Khi hai hoặc nhiều giác quan của chúng ta hoạt động cùng nhau, chúng ta tiếp thu thông tin nhanh hơn và lưu giữ thông tin đó lâu hơn. Con người xử lý thông tin trực quan nhanh hơn văn bản hoặc âm thanh. Các dấu hiệu trực quan nhân hóa các cuộc trò chuyện và nâng cao mức độ tương tác. Việc hấp thụ và xử lý đầu vào từ hai giác quan (thính giác và thị giác) đảm bảo rằng đầu vào có thời gian lưu giữ lâu hơn.
Theo Psychology Today , giao tiếp bằng hình ảnh nâng cao mức độ hợp tác bằng cách xây dựng kết nối giữa những người tham dự. Những kết nối này cải thiện mối quan hệ làm việc và tạo ra cảm giác về các mục tiêu và kết quả được chia sẻ.
Gọi điện video dựa trên các cuộc gọi điện thoại truyền thống bằng cách cung cấp điểm tham chiếu trực quan cho cuộc trò chuyện. Bạn có thể biết người ở phía bên kia của cuộc trò chuyện đang làm gì. Bạn có thể phản ứng với nét mặt của họ, tất cả đều giúp bạn khắc phục các vấn đề liên quan đến thông tin sai lệch.
3. Hội nghị truyền hình tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Như đã đề cập đến tầm quan trọng của hình ảnh và âm thanh đối với giao tiếp. Tất nhiên, có thể nhìn thấy người bạn đang nói chuyện là vô cùng quý giá. Tuy nhiên, Hội nghị truyền hình cho phép bạn làm được nhiều việc hơn là chỉ nhìn thấy một người khác.
Hầu hết các công cụ gọi điện video đều có chức năng như chia sẻ màn hình. Các công cụ như chia sẻ màn hình cho phép bạn thảo luận về những ý tưởng phức tạp.
Chia sẻ màn hình chỉ là một trong nhiều tính năng được bổ sung có sẵn với phần mềm Hội nghị truyền hình hiện đại. Ví dụ: bạn có thể ghi lại cuộc họp, chia sẻ ghi chú cuộc họp khi kết thúc cuộc gọi, v.v. Tất cả các chức năng đó có thể giúp cải thiện hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
4. Hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa
Sự phát triển của Hội nghị truyền hình bổ sung thêm xác nhận để thuê nhân viên hoàn toàn từ xa. Các công ty có thể thuê những tài năng tốt nhất mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý. Các công cụ quản lý nhóm trực tuyến kết hợp với gọi điện video có thể giúp doanh nghiệp quản lý công việc tốt hơn.
Các cuộc gọi video cũng là cơ hội để các nhân viên ở xa gắn kết và phát triển quan hệ với các đồng nghiệp của họ. Sự kết nối này giúp giảm cảm giác bị cô lập và có thể giúp xây dựng nhóm.
Một yếu tố khác cần xem xét, liên quan đến công việc từ xa, là thời gian đi làm. Công bằng mà nói Covid-19 đã thay đổi cách chúng ta làm việc, nhiều người đã làm việc ở nhà ít nhất một ngày một tuần khi mọi thứ trở lại bình thường. Dành ít thời gian hơn ở văn phòng và nhiều thời gian hơn ở nơi bạn sống có thể giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn.
Một vấn đề gì hay 1 giải pháp nào thì ngoài lợi ích cũng sẽ có những mặt hạn chế của nó.
Hội nghị truyền hình cho phép bạn tham gia và xây dựng quan hệ với đồng nghiệp và khách hàng của mình đồng thời nâng cao lòng tin và tình bạn thân thiết. Tuy nhiên, ngoài những lợi ích của nó, cuộc gọi video đi kèm với một số hạn chế và cảnh báo riêng.
1. Vẫn cần những cuộc gặp mặt trực tiếp
Trong khi hội nghị truyền hình gần giống với việc mô phỏng giao tiếp trực tiếp, vẫn còn một khoảng cách giữa tương tác ảo và thực tế. Hầu hết các công ty đều hiểu điều này và sử dụng Hội nghị truyền hình cho các cuộc họp định kỳ, cả nội bộ và bên ngoài.
Các cuộc họp trực tiếp vẫn rất quan trọng và sẽ đóng một vai trò quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều quan trọng và các công cụ Hội nghị truyền hình có thể giúp bạn quản lý giao tiếp tốt hơn cho những cuộc gặp gỡ ít quan trọng đó.
2. Các vấn đề kỹ thuật
Giống như bất kỳ công nghệ nào, bạn có thể gặp sự cố với Hội nghị truyền hình. Các vấn đề kỹ thuật có thể bao gồm từ trục trặc trong phần mềm Hội nghị truyền hình đến các sự cố Internet và người dùng không quen với phần mềm đang loay hoay tìm hiểu mọi thứ trong một phiên trực tiếp.
Tuy nhiên, về mặt tích cực, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm Hội nghị truyền hình đều cung cấp hỗ trợ 24/7. Đào tạo thích hợp có thể giúp người dùng làm quen với phần mềm Hội nghị truyền hình. Cuối cùng, ngay cả khi bạn gặp sự cố với kết nối Internet của mình, hầu hết mọi thứ đều ổn.
3. Chi phí phần cứng hỗ trợ
Chi phí thiết lập các giải pháp Hội nghị truyền hình đa điểm và cấp doanh nghiệp có thể là một khoản đầu tư đáng kể cho các công ty. Chi phí của phần cứng chuyên dụng và chi phí cài đặt liên quan cộng thêm vào giá thành của phần mềm.
Bạn có thể thực hiện một cuộc gọi video trên điện thoại của mình. Ngoài ra, bạn có thể thực hiện cuộc gọi Hội nghị truyền hình trên hầu hết các máy tính xách tay hiện đại. Mặc dù camera HD và micrô chất lượng cao cải thiện chất lượng cuộc gọi, nhưng chúng là ‘điều tốt khi có’ chứ không phải là điều kiện cần thiết.
So với những hạn chế của Hội nghị truyền hình thì những mặt lợi ích vẫn đem lại cho người sử dụng những lợi ích nhất định.
Để biết được những lợi ích mà nó đem lại nhiều hơn hay những măt hạn chế của nó làm bạn khó khăn trong sử dụng. Hãy dùng thử phần mềm Hội nghị truyền hình để thấy được những hạn chế nó không hề làm cho Hội nghị truyền hình bị lu mờ. Bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.73008911 để được hỗ trợ và tạo tài khoản dùng thử phần mềm.