Mỗi khi bước đến cơ quan, việc đầu tiên của lãnh đạo là check xem có bao nhiêu thư mời, giấy mời đi họp. Thế mới biết, nỗi khổ của họp nhiều; và làm lãnh đạo không phải sướng,1 tuần có đến 2 thậm chí cả 6 ngày đều phải đi họp.
Hội họp là phương thức truyền đạt, thảo luận nhằm đem lại các quyết định về công việc, kinh doanh ( đối với Doanh nghiệp); định hướng phát triển kinh tế – xã hội ( đối với các cơ quan nhà nước). Chính vì thế, hội họp là không thể thiếu đối với bất kỳ một tổ chức nào.
Tuy nhiên, vấn đề ” lạm phát” hội họp hiện nay đã ở mức quá tải và cần được cải tiến. Ý kiến đề xuất chủ yếu đưa ra là giảm bớt các cuộc họp mang tính hình thức, kiểu “đến hẹn lại họp” vừa lãng phí thời gian lại tốn công sức của cán bộ- đặc biệt là người đứng đầu; và tốn kém tiền bạc của xã hội.
Một chia sẻ chân thành của một thủ trưởng đơn vị nhỏ của phòng- ban cấp huyện ” Chúng tôi chỉ là thủ trưởng một đơn vị nhỏ nhưng cũng đủ tâm lý “sợ họp” chứ đừng nói lãnh đạo chủ chốt cấp ủy, chính quyền quận, huyện và tương đương trở lên. Không ít cán bộ khi đặt chân đến công sở là hỏi ngay văn thư xem có giấy mời họp nào không, bởi lịch trình hội họp hầu như tuần nào cũng đều đặn vài ba cuộc. Vì “bội thực” họp hành nên tình trạng họp để điểm danh, khỏi bị phê bình là thiếu ý thức tổ chức kỷ luật trở nên phổ biến. Đối phó với nỗi khổ họp hành triền miên, nhiều người đi họp mang theo báo chí để đọc, nhắn tin điện thoại, chen nhau ngồi phía sau để trao đổi việc riêng v.v… khiến không khí buổi họp thiếu nghiêm túc, ít hiệu quả.
Một số kiến nghị khác nhằm giúp tăng hiệu quả của 1 cuộc họp đó chính là : căn cứ chủ đề, nội dung cần truyền đạt, bàn luận mà mời những tổ chức, cá nhân thực sự liên quan đến công việc, không phải cơ quan, doanh nghiệp nào cũng mời tham dự. Các vấn đề cần tham khảo ý kiến phối hợp, chỉ cần gửi bản dự thảo (qua email hoặc văn bản) để phản hồi là đủ. Làm thế nào để mỗi tuần không quá 2 cuộc họp, dành thời gian đi cơ sở, trực tiếp điều hành, quản lý mọi lĩnh vực, từ bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội đến hoạch định chiến lược phát triển kinh tế, xã hội, khơi thông dòng chảy phân phối lưu thông, điều tiết hợp lý các hoạt động của kinh tế thị trường v.v…
Triển khai hội nghị truyền hình tại UBND tỉnh b
Hoặc học tập sự nhanh nhẹn của lãnh đạo một số tỉnh như Ủy ban nhân dân Tỉnh Bắc Giang trong việc áp dụng công nghệ kĩ thuật vào một cuộc họp. Họ sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình thay cho việc phải di chuyển hàng chục km để tập trung về 1 chỗ, nhất là trong thời tiết nóng bức như thế này. Mô hình họp trực tuyến này đã và đang được triển khai tại các huyện của tỉnh Bắc Giang, với nỗ lực giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh cho mỗi cuộc họp, nhằm giúp UBND tỉnh tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm.
Mong rằng điệp khúc “ai cũng khổ vì họp, nhưng không họp… không được” sẽ chuyển đổi tư duy truyền đạt và hơn hết, thay đổi tác phong họp truyền thống sẽ đem lại sự thích thú trong tâm lí của người, từ đó tăng cường hiệu quả của họp trực tuyến
