Về lý thuyết, Hội nghị truyền hình là một cuộc cách mạng hóa về công nghệ trong kinh doanh. Việc sử dụng Hội nghị truyền hình giúp người dùng có cách nhìn khác về các cuộc họp từ xa, thay thế các cuộc họp truyền hình bằng cách có thể tiếp xúc trực quan của con người với âm thanh rõ nét và hình ảnh có độ phân giải cao, việc đưa Hội nghị truyền hình vào sử dụng đã loại bỏ nhiều vấn đề khi kết nối với mọi người hiệu quả hơn so với các cuộc hội thảo trên điện thoại đơn giản. Đây là 1 lý do mọi người nên sử dụng Hội nghị truyền hình.
Còn về thực tế, công nghệ không phải lúc nào cũng hoạt động theo cách chúng ta muốn. Sẽ có những vấn đề nảy sinh khi chúng ta sử dụng công nghệ, và ở Hội nghị truyền hình cũng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề, và nó chỉ có thể hoạt động hoàn hảo khi được hỗ trợ đúng cách trên cả cơ sở hạ tầng và góc độ người dùng. Khi tổ chức các cuộc Hội nghị truyền hình, sẽ có những vấn đề xuất hiện như lời nói của bạn bị lắp, bị chậm, dừng hình, hay vang vọng? Hãy thử kiểm tra 5 vấn đề phổ biến của Hôi nghị truyền hình, để xem bạn có mắc phải
Vấn đề 1: Thiếu tiêu chuẩn
Nhiều nền tảng Hội nghị truyền hình trên đám mây được quảng cáo nhưng cái nào phù hợp với Công ty của bạn? Câu trả lời đó phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng Hội nghị truyền hình của bạn, chi tiết cụ thể của phòng họp, thiết bị phần cứng hiện tại của bạn, và tất nhiên là cả ngân sách của bạn. Một số công ty cài đặt nền tảng tiên tiến và đắt tiền nhất, nhưng nền tảng đắt tiền này, cao cấp này cũng có thể không hoạt động tối ưu trên phần cứng kém hơn, khả năng tương thích giữa 2 bên không thích hợp, không được đồng bộ.
Trong những tình huống như thế này, điều tốt nhất là dừng lại tìm giải pháp để giải quyết vấn đề đồng bộ này. Bạn sẽ phải kiểm tra lại tất cả các thiết bị của bên bạn gồm máy trạm của người dùng, thiết bị âm thanh, thiết bị hình ảnh, màn hình, v.v. Bằng cách tìm kiếm sự phù hợp cho tất cả các nhu cầu Công ty của bạn, bạn sẽ có một giải pháp Hội nghị truyền hình được thiết kế tối ưu để phù hợp với khả năng phần cứng và nhu cầu Hội nghị của bạn.
Vấn đề 2: Cơ sở hạ tầng bị lỗi
Có được thiết bị phần cứng phù hợp là chìa khóa, nhưng cơ sở hạ tầng mạng là một trong những điều quan trọng nhất đối với vấn đề đang được đưa ra. Phần mềm được test thử diễn ra tốt đẹp, mượt mà, suôn sẻ nhưng điều tồi tệ nhất có thể xảy ra sau khi test thử phần mềm, cuộc họp chính thức được diễn ra vào giờ cao điểm, bạn chỉ nhận được là không đồng bộ về âm thanh và hình ảnh, hình ảnh chập chờn, bị trễ, hình ảnh bị dừng. Có thể bạn sẽ nghĩ là do thiết bị, nhưng thiết bị lúc này cũng có thể chỉ là trung gian. Hãy thử tìm hiểu về đường truyền, cơ sở hạ tầng có bị lỗi không.
Bạn vẫn đang truyền dữ liệu trên cáp CAT3? Bạn vẫn đang sử dụng thiết bị mạng chung của người tiêu dùng thay vì thiết bị doanh nghiệp được tối ưu hóa? Thiết bị mạng của bạn có được cấu hình để ưu tiên lưu lượng về âm thanh và hình ảnh để xác định chất lượng dịch vụ không? Nếu nền tảng của bạn được tối ưu hóa cho cấu hình phần cứng nhất định của bạn (ở điểm đầu tiên) và bạn vẫn gặp sự cố, đã đến lúc xem xét cơ sở hạ tầng.
Vấn đề 3: Mọi người không sử dụng
Một trong những vấn đề phổ biến của những ai chưa sử dụng Hội nghị truyền hình là bạn không muốn triển khai giải pháp Hội nghị truyền hình vào doanh nghiệp của bạn. Bạn nghĩ việc triển khai Hội nghị truyền hình cần tuyển thêm 1 quản trị viên để điều hành các cuộc họp, đầu tư chi phí sẽ gia tăng lên nhiều lần. Hay đơn giản bạn nghĩ Hội nghị truyền hình không đem lại nhiều lợi ích. Hãy thử nói về những lợi ích này khi thay đổi văn hóa công ty của bạn khi tham gia Hội nghị truyền hình:
- Hợp tác và giao tiếp mạnh mẽ hơn thông qua hình ảnh trực diện
- Tránh giao thông, bỏ qua du lịch và giảm lượng khí thải carbon
- Mặt nhanh hơn, dễ dàng hơn để tăng hiệu quả và năng suất
- Tiết kiệm chi phí thực tế của chuyến đi
- Cảm nhận cá nhân tốt hơn và mối quan hệ mạnh mẽ hơn với các đối tác, thành viên trong nhóm và nhà cung cấp
Vấn đề 4: Mọi người đang sử dụng sai
Mọi người đang sử dụng sai và nghĩ sai về Hội nghị truyền hình. Khi nói về Hội nghị truyền hình, mọi người sẽ nghĩ đến đấy là 1 hệ thống cồng kềnh, với các thiết bị khó sử dụng, phải là người biết về công nghệ mới có thể sử dụng được giải pháp này. Cấu hình thiết bị phải là những người có chuyên môn. Để điều hành được hệ thống Hội nghị truyền hình cần phải có 1 quản trị viên biết về kỹ thuật về công nghệ mới quản trị được. Đầu tư đã tốn, quản lý nó lại còn tốn hơn, đấy là 1 sai lầm khi bạn nghĩ về Hội nghị truyền hình, thật oan uổng cho giải pháp Hội nghị truyền hình. Bạn hãy chọn giải pháp dễ dàng trong sử dụng và trong kết nối, bạn có thể mua giải pháp nhưng thuê hỗ trợ kỹ thuật ở nơi cung cấp giải pháp Hội nghị truyền hình.
Công ty cổ phần Thông tin Hapro sẽ đưa ra cho bạn giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp nhất với chính sách của doanh nghiệp, bạn sẽ được training để sử dụng phần mềm một cách thành thạo, hỗ trợ kỹ thuật 24/24, phần mềm cần hỗ trợ bạn có thể liên hệ tới Hotline của Cty: 02473008911, kỹ thuật viên sẽ tận tình hỗ trợ và hướng dẫn bạn sử dụng 1 cách đơn giản nhất,
Vấn đề 5: Vấn đề lớn nhất, dễ giải quyết nhất
Vấn đề lớn nhất là giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, giải pháp nào dễ dàng trong sử dụng, giải pháp nào hỗ trợ người dùng tốt nhất. Bạn hãy tìm các giải pháp Hội nghị truyền hình có mặt trên thị trường, thử liên hệ và dùng thử phần mềm Hội nghị truyền hình. Chỉ có cách trải nghiệm giải pháp Hội nghị truyền hình mới có thể cho bạn kết quả mà bạn đang tìm tới.
