Với việc triển khai hệ thống Video Conference (họp trực tuyến), các Chi nhánh VietinBank trên mọi miền Tổ quốc và ở nước ngoài có thể kết nối nhanh chóng với Trụ sở chính.

Đại hội chi bộ điểm tổ chức theo hình thức Video Conference. Ảnh: Nhị Nguyễn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí
Theo thời gian, phương thức họp truyền thống xuất hiện nhiều trở ngại, mất thời gian và tăng chi phí đi lại, nhất là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, phạm vi hoạt động trải rộng. Để khắc phục những bất tiện của họp truyền thống, VietinBank đã triển khai Video Conference trên toàn hệ thống. Ban Lãnh đạo, các Phòng ban Trụ sở chính (TSC) và các Chi nhánh (CN) trên lãnh thổ Việt Nam và tại Vientiane, Frankfurt và Berlin có thể kết nối họp trực tuyến. Ngoài ra, VietinBank còn lắp đặt thiết bị Video Conference tại phòng làm việc của Chủ tịch HĐQT, Ban Điều hành, Lãnh đạo Khối, Trung tâm Công nghệ Thông tin (CNTT), Trường Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực,… nhằm kịp thời đáp ứng nhu cầu chỉ đạo điều hành giữa TSC và các CN.

Việc đưa hệ thống Video Conference vào hoạt động đã được Ban Lãnh đạo, các CN đánh giá cao do mang lại những hiệu quả nổi bật. Ngoài yếu tố quan trọng là tiết kiệm thời gian, hệ thống Video Conference còn giúp các thành viên nhanh chóng trao đổi, ra quyết định, không làm lỡ cơ hội kinh doanh cũng như mở rộng thị trường.

Nếu như trước đây, việc truyền đạt văn bản chế độ, truyền thông quảng bá trực tiếp đến toàn bộ CBNV trong hệ thống không thực hiện được (số lượng cán bộ quá lớn, khó tập trung) thì tới năm 2014, nhiều hội nghị truyền thông của VietinBank được tổ chức tới toàn hệ thống thông qua Video Conference.

Bên cạnh đó, Video Conference còn được sử dụng phục vụ đào tạo nội bộ. Học viên vẫn làm việc bình thường tại cơ quan và học tập vào cuối giờ. Qua đó nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí đi lại, ăn ở của học viên. Nhiều chuyên gia khi tới giảng dạy tại VietinBank đã bày tỏ sự trân trọng nỗ lực của VietinBank khi áp dụng công nghệ này trong đào tạo. Kiến thức, tâm huyết của các chuyên gia truyền đạt được đến nhiều học viên hơn, nâng cao tính tương tác giữa chuyên gia và học viên, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo.

Sử dụng giải pháp hàng đầu về Video Conference
Công nghệ Video Conference của VietinBank là giải pháp của hãng đứng đầu thị phần trên thế giới về giải pháp hội nghị trực tuyến. Hình ảnh có độ nét cao HD/Full HD và âm thanh trung thực.

Hệ thống Video Conference VietinBank có thể truy cập được cả trên thiết bị Smartphone, Laptop… giúp cho cán bộ đi công tác cũng tham gia hội nghị được qua nền tảng Internet. Hệ thống quản lý tập trung cho phép giám sát chất lượng của phòng họp, đảm bảo chất lượng ổn định. Công nghệ này giải phóng tài nguyên CNTT với khả năng dễ sử dụng và vận hành đơn giản để tập trung vào các dự án chiến lược thay vì hoạt động bảo trì vận hành.

Cách thức thực hiện
Căn cứ vào nhu cầu và tính chất của các cuộc họp cũng như đối tượng sử dụng, Trung tâm CNTT có nhiều phương án để chuẩn bị các cuộc họp một cách linh hoạt và thuận tiện cho người sử dụng. Hệ thống Video Conference của VietinBank hỗ trợ nhiều phương thức tổ chức cuộc họp như: Schedule conference (cuộc họp được đặt lịch trước); Ad-Hoc conference (cuộc họp chủ động khởi tạo bởi thiết bị đầu cuối); Hệ thống endpoint (tự động gọi khi đến giờ theo lịch đặt trước); Point to point (các điểm đầu cuối chủ động kết nối với nhau);…

Tuy nhiên, do cần tuân thủ chính sách an toàn bảo mật thông tin và đáp ứng tốt nhất cho việc quản trị hệ thống, hiện tại Trung tâm CNTT mới áp dụng 2 phương thức tổ chức và quản lý cuộc họp:
– Đối với các cuộc họp mang tính chất thường xuyên, định kỳ, Trung tâm CNTT tạo sẵn các phòng họp trên hệ thống và bàn giao cho đơn vị đầu mối các thông tin về ID cuộc họp để khi cần, các đơn vị chỉ cần gọi vào ID của phòng họp đó (dễ dàng như gọi điện thoại qua remote hoặc bàn điều khiển touchpad).

– Đối với các cuộc họp phát sinh theo nhu cầu thực tế (họp giao ban toàn hệ thống, truyền thông đến toàn thể cán bộ, Trung tâm CNTT sẽ làm đầu mối tổ chức, phối hợp các đơn vị liên quan để thực hiện chuẩn bị hạ tầng âm thanh, ánh sáng, hình ảnh cho điểm cầu chính (điểm trung tâm), cấu hình thiết lập cuộc họp trên hệ thống; phân chia, thông báo cho các CN về ID của cuộc họp cũng như các thông tin liên quan về thời gian, kế hoạch tổ chức; phối hợp với các đơn vị liên quan để điều khiển cuộc họp theo kịch bản; hỗ trợ kỹ thuật cho các CN và điểm cầu chính.

Với những hiệu quả rõ rệt từ Video Conference mang lại, Trung tâm CNTT sẽ duy trì chất lượng cũng như không ngừng cải tiến để các cuộc trao đổi trong hệ thống VietinBank ngày càng thuận tiện, dễ dàng và sinh động hơn.

Nguồn: Viettinbank