Nghiên cứu gần đây cho thấy hơn 98% các tổ chức vừa và lớn có khả năng mua các giải pháp Hội nghị truyền hình để phục vụ cho công việc và với hai phần ba các doanh nghiệp nhỏ đang dự định làm điều tương tự.
Hội nghị truyền hình giúp các nhóm cộng tác, đặc biệt khi mọi người làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn. Hội nghị truyền hình mang lại nhiều lợi ích hơn so với các cuộc gọi hội nghị thông thường. Sự gia tăng trong công việc từ xa đang thúc đẩy nhu cầu về các giải pháp hội nghị truyền hình. Nghiên cứu cho thấy rằng hơn 75 phần trăm nhà tuyển dụng muốn phần mềm hội nghị truyền hình như một cách để hỗ trợ các cuộc họp với nhân viên ở xa, với ba phần tư khác nói rằng họ cần loại dịch vụ này vì họ có nhiều văn phòng.
Chọn dịch vụ Hội nghị truyền hình phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng. Có bao nhiêu người sẽ tham gia thường xuyên vào các cuộc gọi của bạn? Bạn có cần tích hợp với các ứng dụng khác để chia sẻ với những người dùng khác không? Bạn có thường xuyên sử dụng các Hội nghị truyền hình không? Bạn cần xem xét tất cả các yếu tố này trước khi quyết định. Một nền tảng với hàng tá tính năng có thể gây lãng phí tiền bạc, nhưng một dịch vụ Hội nghị truyền hình miễn phí có thể không cung cấp đầy đủ các tính năng mà bạn yêu cầu.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ Hội nghị truyền hình vào năm 2019, đây là những gợi ý mà bạn cần biết về những giải pháp Hội nghị truyền hình có thể cung cấp những tính năng và lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn và cách lựa chọn giải pháp thế nào là phù hợp với nhu cầu sử dụng. Hoặc bạn có thể ghé thăm trang chọn tốt nhất của chúng tôi để xem những gì chúng tôi đề nghị.
Dịch vụ Hội nghị truyền hình là gì?
Dịch vụ Hội nghị truyền hình cho phép bạn gặp gỡ và cộng tác với những người khác thông qua nguồn cấp dữ liệu về âm thanh và hình ảnh mà không còn bị trở ngại về khoảng cách địa lý. Không giống như một cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi Hội nghị truyền hình cho phép bạn nhìn thấy những người bạn đang gặp, giống như khi bạn ở trong cùng một phòng.
Dịch vụ Hội nghị truyền hình có thể được truy cập từ nhiều nơi, bao gồm cả máy tính và điện thoại thông minh có kết nối Internet. Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thiết lập Hội nghị truyền hình ở các địa điểm cụ thể, như tạo phòng họp trực tuyến/ Hội thảo truyền hình. Với các phòng họp, camera được thiết lập để thu hình ảnh của toàn bộ phòng họp, và loa/micro được thiết lập để thu và khuếch đại âm thanh của người đang nói.
Chi phí dịch vụ Hội nghị truyền hình
Khi nói đến chi phí, nhiều dịch vụ Hội nghị truyền hình tính phí trên cơ sở mỗi máy chủ lưu trữ. Với cấu trúc chi phí này, bạn chỉ trả tiền cho mỗi máy chủ. Không có chi phí cho những người khác tham gia một cuộc họp.
Giá cho các dịch vụ Hội nghị truyền hình rất khác nhau. Nhiều dịch vụ cung cấp các gói dịch vụ khác nhau tùy theo số lượng điểm cầu tham gia họp cùng một lúc, có bao nhiêu nguồn cấp dữ liệu hình ảnh có thể được sử dụng đồng thời và có bao nhiêu tính năng có sẵn trên hệ thống Hội nghị truyền hình.
Một số dịch vụ cung cấp một kế hoạch hoàn toàn miễn phí. Họ thường giới hạn số lượng người tham gia và thường giới hạn thời gian các cuộc gọi Hội nghị truyền hình này có thể kéo dài bao lâu.
Cách chọn dịch vụ Hội nghị truyền hình phù hợp
Dịch vụ hội nghị truyền hình cho phép chủ tọa tùy chọn quyết định ai có thể tham gia và ai không thể , ai có khả năng chia sẻ màn hình của họ. Chủ tọa cũng có thể cấp quyền cho những người khác trong cuộc họp để chia sẻ màn hình của họ. Đối với những người không cần tham gia trao đổi thông tin nhưng vẫn muốn tham gia cuộc họp để biết thông tin cuộc họp, các dịch vụ này cung cấp tính năng tham gia họp trực tuyến chỉ có thể nghe thấy mọi người đang nói gì.
- Số lượng điểm cầu tham gia họp: lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình hỗ trợ lên tới bao nhiêu điểm cầu. Xem xét có bao nhiêu điểm cầu được hiển thị cùng lúc có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau (Ví dụ: Phần mềm TrueConf hỗ trợ lên tới 250 điểm cầu và 3.000 tài khoản, có nhiều chế độ hiển thị hình ảnh, với Hội nghị truyền hình đa điểm: cho phép kết nối lên đến 25 điểm cầu, tất cả các điểm cầu đều có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau. Mỗi điểm cầu có thể tự chọn cách chia hình phù hợp với mình)
- Dễ sử dụng: Đừng để giao diện người dùng không thân thiện cản trở doanh nghiệp của bạn. Bạn nên lựa chọn giải pháp hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giao diện người dùng thân thiện, dễ dàng sử dụng và triển khai trong vòng 15 phút dù bạn không biết nhiều về kỹ thuật.
- Chia sẻ màn hình: Một lợi ích to lớn của Hội nghị truyền hình là khả năng chia sẻ tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc bất cứ thứ gì bạn đã lưu trữ trên máy tính của mình. Ngoài việc chủ tọa có thể chia sẻ màn hình của họ, một số dịch vụ cho phép bất kỳ ai trong cuộc họp cũng chia sẻ màn hình của họ.
- Ghi hình: Có những lúc bạn không thể tham gia một cuộc họp quan trọng. Hầu hết các ứng dụng phần mềm có thể ghi lại các cuộc họp để bạn có thể được xem sau. Một số dịch vụ lưu trữ các bản ghi trong đám mây, trong khi các dịch vụ khác yêu cầu bạn lưu trữ chúng trên các thiết bị của riêng bạn.
- Gửi tin nhắn: một số phần mềm hội nghị cho phép bạn gửi tin nhắn bằng văn bản cho những người trong cuộc họp. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn đặt câu hỏi mà không làm gián đoạn bất cứ ai đang nói.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động: hầu hết các giải pháp Hội nghị truyền hình đều có ứng dụng di động cho thiết bị iOS, Android, … để mọi người đều có thể tham gia cuộc họp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
- Phù hợp với mọi mô hình cuộc họp: Với một số dịch vụ cao cấp, bạn có thể khởi chạy các phòng khác nhau tùy thuộc vào loại cuộc họp bạn đang tổ chức. Bạn có thể tạo cuộc gọi hình Point to Point hay cuộc gọi Hội nghị truyền hình đa điểm (hiển thị lên tới 25 điểm cầu), không chỉ vậy bạn có thể triển khai những cuộc đào tạo trực tuyến được thiết kế cho đào tạo từ xa, cho phép kết nối tối đa 16 điểm cầu khác nhau. Hay những phòng họp ảo lên tới 250 điểm cầu với tối đa 4 điểm được phát biểu cùng lúc do chủ tọa chỉ định.
- Chất lượng hình ảnh: bạn nên lựa chọn dịch vụ Hội nghị truyền hình có chất lượng hình ảnh ổn định, tất cả các điểm cầu họp trực tuyến đều nhận luồng hình ảnh với chất lượng đạt yêu cầu cho từng thiết bị với đặc điểm yếu nhất.
- Khả năng tích hợp: nhiều nền tảng Hội nghị truyền hình cho phép bạn tích hợp với các ứng dụng của bên thứ 3 (Giả dụ bạn đang sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình phần cứng trước đây, hiện tại Công ty của bạn muốn mở rộng điểm, mà đầu tư về phần cứng thì chi phí quá cao, bạn nên chọn giải pháp nào có thể tương thích với hệ thống cũ của bên bạn). Ngoài ra bạn cũng nên chọn 1 giải pháp Hội nghị truyền hình có khả năng tương thích với mọi thiết bị khác nhau có sẵn trong văn phòng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư
- : Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là chất lượng dịch vụ khách hàng của công ty. Thật đáng để bạn gọi cho dịch vụ khách hàng của các công ty bạn đang xem xét để cảm nhận về cách họ sẽ đối xử với bạn. Khi có điều gì đó không ổn, bạn sẽ muốn một dòng hỗ trợ công nghệ đáp ứng nhanh chóng và chính xác, và hỗ trợ bạn bằng sự nghiêm túc và tôn trọng xứng đáng.
Trong số các tính năng khác mà các doanh nghiệp có thể muốn tìm kiếm trong dịch vụ Hội nghị truyền hình là khả năng khóa cuộc họp khi nó bắt đầu, công cụ bảng trắng, nhãn hiệu tùy chỉnh, khả năng tham gia cuộc họp qua trình duyệt web (mà không phải tải xuống các chương trình đặc biệt hoặc phần mềm) và tùy chọn để có nhiều người tổ chức một cuộc họp cùng một lúc.
Khi bạn đã xác định được nhu cầu của mình, hãy duyệt qua các bản dùng thử miễn phí có sẵn và dùng thử hệ thống. Nhiều dịch vụ cung cấp các thử nghiệm miễn phí từ một tuần đến một tháng. Tận dụng các thử nghiệm miễn phí và đảm bảo rằng một dịch vụ thực sự đáp ứng nhu cầu của bạn và giải quyết thỏa đáng các ưu tiên của bạn trước khi bạn mua.
Đây là những ý kiến nho nhỏ của chúng tôi để bạn có thể lựa chọn dịch vụ Hội nghị truyền hình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp trong năm 2019 này. Mọi thông tin góp ý để những gợi ý này hoàn thiện hơn, mong các bạn liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 02473008911
