Nếu chỉ thiết kế những không gian mở thoáng rộng thì vẫn chưa hẳn là đủ tạo ra sự hợp tác năng động, cũng như tạo ra một văn phòng thuận lợi cho những đổi mới cải tiến hình thành. Trong 1 công ty luôn luôn có nhiều phòng ban khác nhau, việc thiết lập phòng họp to chỉ phù hợp cho việc họp cả công ty, nhưng việc tạo những phòng họp nhỏ cho các phòng ban khác nhau cùng 1 lúc thì đấy là 1 điều khó khăn trong việc tổ chức cuộc họp. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu về “phòng Huddle” và cách thiết lập thiết bị Hội nghị truyền hình cho phòng Huddle – thiết kế được nhiều doanh nghiệp áp dụng những năm gần đây.
Phòng Huddle là gì?
Phòng Huddle là loại phòng họp có sức chứa thông thường là 2 ~ 3 người, nhiều thì cũng chỉ lên đến khoảng 6 người. Nó có diện tích nhỏ hơn loại “phòng họp nhỏ”, và được sử dụng để tổ chức các cuộc họp nhanh, đơn giản. Trong bối cảnh nhiều văn phòng áp dụng thiết kế không gian mở, thoáng rộng, nhiều doanh nghiệp đưa vào sử dụng loại phòng họp này với mục đích chủ yếu là xóa đi bức xúc của nhân viên về tiếng ồn, song trên thực tế thì nó còn được chú ý bởi mang lại những hiệu quả hơn thế.
4 lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp muốn đưa vào sử dụng phòng Huddle.
1 – Xúc tiến thảo luận tốc độ và sôi nổi
Huddle room mang đến những không gian riêng cho dự án và cho nhóm, nội bộ nhóm có thể tổ chức họp một cách tốc độ và sôi nổi. Qua đó giúp tăng hiệu suất công việc của nhóm.
2 – Lựa chọn hoàn hảo đối với những cuộc họp ít người và cần tính riêng tư
Ta có thể tham gia các họp Hội nghị truyền hình thông qua màn hình đặt trong phòng. Phòng Huddle là không gian vừa vặn dành cho mục đích này. Trong cuộc họp được tổ chức ở xa, và chỉ có một người tham gia họp online thì việc sử dụng không gian lớn hoàn toàn không cần thiết.
3 – Tăng lượng giao tiếp trong nhóm
Phòng Huddle được bố trí để nhóm một vài người có thể dễ dàng tập trung và trao đổi, phần nhiều trường hợp có thể sử dụng phòng này mà không cần đặt lịch trước. Người sử dụng cũng không cần phải dùng đến phòng họp lớn khi chưa đến mức cần thiết, nhóm có thể dễ dàng tập hợp lại, gia tăng lượng giao tiếp của nhóm.
4 – Tăng hiệu suất sử dụng văn phòng
Vì chỉ cần không gian nhỏ là đủ để tạo ra phòng Huddle, nên có thể tạo ra nhiều phòng một cách đơn giản, từ đó có thể tạo nhiều nhóm hợp tác cùng lúc. Không cần mở rộng văn phòng mà vẫn có thể thúc đẩy hoạt động thảo luận sôi nổi.
Cách tạo ra phòng Huddle
Bản thân phòng Huddle không phải là cái gì mới, thậm chí có thể xem nó giống như những phòng nhỏ trong các công ty. Vì thế các thiết lập phòng họp và các thiết bị Hội nghị truyền hình cho phòng Huddle cũng giống như các phòng trực tuyến trước đây. Về thiết bị cho phòng Huddle cũng yêu cầu cần có:
- Màn hình hiển thị hình ảnh (PC, tivi, máy chiếu).
- Thiết bị Hội nghị truyền hình như camera, speakerphone (loa/micro tích hợp)
- Bàn đặt ở trung tâm không gian.
- Ghế & sofa.
Với những phòng họp nhỏ gọn như Huddle thì sản phẩm của Logitech là sự lựa chọn hàng đầu, đây là những thiết bị camera và loa/micro tích hợp với nhau trong 1 sản phẩm: Webcam Logitech Connect và Webcam Logitech MeetUp.
Những webcam này tuy nhỏ gọn nhưng vẫn đầy đủ tính năng của các thiết bị cần có trong phòng Hội nghi truyền hình, chẳng hạn như tính di động, ống kính góc rộng để đón mọi người trong một căn phòng nhỏ, micrô và loa tích hợp, các tính năng này cho phép các nhóm nhỏ, thường là bốn, năm hoặc sáu người, nhanh chóng thiết lập cho một cuộc họp trực tuyến mà không phải lãng phí không gian trong phòng họp lớn hoặc gọi cho bộ phận CNTT để thiết lập một cuộc họp đặc biệt.
Thay vì sử dụng thiết bị tích hợp, bạn có thể sử dụng các thiết bị riêng biệt. Với những thiết bị Hội nghị truyền hình riêng biệt này, bạn nên chọn những thiết bị dễ dàng thiết lập, nhỏ gọn dễ dàng cho việc di chuyển, và hơn nữa hãy lựa chọn thiết bị có khả năng mở rộng. Việc đầu tư thiết bị chỉ phù hợp cho đúng 1 mô hình phòng họp sẽ tốn chi phí đầu tư thiết bị. Hãy lựa chọn thiết bị có thể mở rộng, bạn có thể mắc nối tiếp các thiết bị để phù hợp cho phòng họp trực tuyến cho diện tích lớn hơn. Vẫn tận dụng được thiết bị có sẵn mà phù hợp cho mọi loại phòng họp. Với các thiết bị Hội nghị truyền hình có khả năng mở rộng, bạn có thể tham khảo thiết bị Speakerphone Phoenix Smart Spider MT503, Jabra SPEAK 710. Những sản phẩm này, với thiết kế nhỏ gọn, tiện lợi nhưng vẫn mang đậm phong cách sang trọng sẽ mang đến cho người dùng những trải nghiệm mới mẻ về cuộc họp trực tuyến 1 cách linh hoạt, hiện đại.
Đây là những thiết bị hội nghị truyền hình hàng đầu về chất lượng âm thanh, với việc sử dụng microphone đa hướng 360 độ, có khả năng bắt giọng nói và âm thanh ổn định.
Các phòng họp Huddle mang đến cho bạn những mô hình phòng họp tiện lợi, không cần mở rộng diện tích văn phòng, không cần setup phòng họp 1 cách cầu kì, không cần đến kĩ thuật, việc triển khai các phòng họp trực tuyến kiểu Huddle sẽ trở nên dễ dàng với các thiết bị Hội nghị truyền hình tiện lợi mà chúng tôi vừa đưa ra gợi ý cho các bạn.
Các phòng họp Hội nghị truyền hình được hình thành dựa vào nhu cầu sử dụng của mỗi doanh nghiệp, và việc triển khai phòng họp cũng hoàn toàn đơn giản và không quá yêu cầu về kỹ thuật. Muốn triển khai phòng họp trực tuyến theo yêu cầu của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 02473008911.
Xem thêm:
- Giải pháp hội nghị truyền hình cho phòng họp nhỏ
- Tư vấn camera cho phòng họp trực tuyến nhỏ
- Mô hình phòng họp trưc tuyến -cỡ nhỏ (3-5 người)
