Tại sao nên sử dụng Hội nghị truyền hình trực tuyến

Nếu bạn họp trực tiếp có thể mất rất nhiều thời gian để chuẩn bị và tập trung nhân sự. Nhưng khi bạn tiến hành hội nghị truyền hình trực tuyến, nó vừa hữu hiệu vừa tiết kiệm, nhiều khi còn hiệu quả hơn cả các cuộc họp gặp gỡ trực tiếp. Các cuộc họp trực tuyến giúp giảm thời gian hơn so với các cuộc họp truyền thống và tương đối rẻ để nhóm mọi người làm việc cùng nhau.

Ngoài ra Hội nghị truyền hình còn có lợi ích độc đáo khác mà không nhiều người biết được, ví dụ như:

Tiện ích của việc sử dụng Hội nghị truyền hình qua internet và phần mềm

• Hội nghị truyền hình với Trueconf có thể dễ dàng được ghi âm và quay video lại. Vì thế người nào bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng, thì họ có thể dễ dàng nắm được đại ý bằng cách nghe lại file ghi âm hoẵ xem lại video.

• Các thành viên/ điểm cầu/ khách mời khác có thể được mời bổ sung  ngay lập tức để trả lời những câu hỏi hoặc đưa ra các ý kiến tư vấn.  Tất cả việc này có thể được thực hiện trong chớp mắt và bạn cũng như các thành viên khác không phải chờ đợi lâu.

• Khi có chủ đề cần thảo luận, tất cả mọi người có thể thực hiện nhanh các cuộc trao đổi riêng. Tắt màn hình, tắt tiếng, chứ không cần phải kéo nhau ra hành lang trao đổi.

Tuy nhiên họp trực tuyến muốn đạt kết quả cao cũng cần có  thiết bị và dịch vụ hội nghị truyền hình đi kèm nhằm đảm bảo chất lượng về hình ảnh và âm thanh.

Để có một buổi họp trực tuyến thành công cần lưu ý.

1. Sử dụng hình ảnh và âm thanh một cách ân tượng: cụ thể là video và slide. Bạn có thể thu hút mọi người tham gia họp và hào hứng hơn với các video của chủ đề liên quan (  ấn tượng và cần sự tập trung cao độ). Người ta nói: 3 phút đầu tiên và 3 phút cuối cùng  một cuộc họp hoặc 1 buổi thuyết trình sẽ quyết định sự thành công của buổi họp.

2. Mở đầu 1 cách tự nhiên bằng cách hỏi thăm về cuộc sống tại địa phương. Điều này sẽ giúp phá vỡ  rào cản và tâm lý uể oải trước cuộc họp. Cao hơn cả, là thiết lập  cho các thành viên sự  kết nối và lắng nghe.

3. Cấm thành viên sử dụng chức năng ”tắt tiếng” vì điều đó sẽ làm 1 đầu cầu không hiểu được liên tục nội dung bên kia.

Khi “toàn cầu hóa ” trở thành xu thế , thì nhân viên của một công ty có thể tới từ nhiều quốc gia khác nhau. Hoặc sự bao phủ thị trường của 1công ty không bị giới hạn ở  1 thành phố hay một địa phương nữa. Thì việc họp hành giữa lãnh đạo và nhân viên, lãnh đạo với lãnh ạo trở nên thường xuyên hơn. Bằng cách nắm bắt những ưu điểm độc đáo của hội nghị truyền hình thông qua internet, và những lợi ích của hội nghị truyền hình việc cần nhắc triển khai  những buổi hội nghị trực tuyến trở nên khả thi và hữu hiệu hơn bao giờ hết.