Các cuộc gọi Hội nghị truyền hình không còn là điều gì quá mới lạ – đây là một giải pháp tối ưu cho việc xóa bỏ khoảng cách, kết nối khoảng cách từ mọi nơi lại với nhau. Những tiến bộ trong Công nghệ và Internet đã thay đổi cách làm việc hiện nay, việc tạo cũng phòng họp trực tuyến đã làm giảm nhu cầu đi lại và trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang cố gắng cắt giảm chi phí.
Cũng giống như các cuộc họp trực tiếp, những cuộc gọi Hội nghị truyền hình có những yêu cầu của riêng nó. Để các cuộc gọi Hội nghị truyền hình được diễn ra tốt đẹp, tốt nhất là được chuẩn bị và ngăn ngừa phiền nhiễu có thể xảy ra. Dưới đây là 10 mẹo để đảm bảo bạn có cuộc gọi Hội nghị truyền hình hiệu quả, không có trục trặc.
-
Kiểm tra phần mềm Hội nghị truyền hình đã được cập nhật chưa.
Thật là hoảng loạn khi cuộc gọi Hội nghị truyền hình được bắt đầu mà phải cập nhật tải phần mềm xuống ngay. Trước lúc diễn ra các cuộc Hội nghị truyền hình, hãy mở phần mềm và kiểm tra các bản cập nhật. Điều này sẽ đủ thời gian cho bất kỳ bản cập nhật nào để tải xuống mà không bị ràng buộc về thời gian. Khởi động lại máy tính của bạn và mở lại phần mềm để đảm bảo mọi thứ được thiết lập chính xác. Nếu bất kỳ thay đổi bảng điều khiển nào được thực hiện trong bản cập nhật, thời gian thêm này cho phép bạn thực hiện tổng quan ngắn gọn và chuẩn bị tốt hơn để lưu trữ cuộc gọi hiệu quả.
-
Kiểm tra thiết bị trước khi diễn ra cuộc Hội nghị truyền hình.
Cho dù bạn có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức Hội nghị truyền hình nhưng cũng sẽ có những khó khăn kỹ thuật xảy ra. Tránh những trục trặc về kỹ thuật không thể đoán trước bằng cách kiểm tra thiết bị của bạn trước thời gian diễn ra cuộc Hội nghị truyền hình. Đảm bảo micrô và camera của bạn hoạt động hiệu quả. Tham gia cuộc họp sớm để đảm bảo kết nối của bạn ổn định và âm thanh và hình ảnh không bị trễ.
-
Giả sử khán giả của bạn không biết gì cả.
Có rất nhiều giải pháp Hội nghị truyền hình được đưa vào sử dụng. Không phải tất cả người tham gia các cuộc Hội nghị truyền hình đều biết sử dụng. Sau khi mở cuộc gọi, hãy nhanh chóng làm quen với những người tham gia cuộc họp. Với lượng khán giả đặc biệt lớn, hãy thiết lập các quy tắccho người tham gia. Mời mọi người đặt câu hỏi bằng cách đăng lên bảng nhóm hoặc nhắn tin trực tiếp cho bạn. Sử dụng các công cụ lưu trữ để tự động tắt tiếng người tham gia cho đến khi đến lúc có câu hỏi và nhận xét. Điều này sẽ giúp giảm tiếng ồn không cần thiết và phiền nhiễu cho những người tham gia khác.
-
Nhờ hỗ trợ từ nhà cung cấp Hội nghị truyền hình uy tín.
Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp trực tuyến/ Hội nghị truyền hình cỡ lớn với nhiều người tham dự, qua khả năng hỗ trợ của bạn. Hãy xem xét việc nhờ hỗ trợ từ nhà cung cấp Hội nghị truyền hình uy tín, chuyên nghiệp. Vai trò của họ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các công cụ cần thiết để giữ cho cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ. Họ cũng có thể giúp quản lý tin nhắn trò chuyện, công cụ chia sẻ màn hình và tùy chọn ghi âm. Đó là một cách tuyệt vời để mọi người tham gia họp có thể trao đổi và trả lời các câu hỏi một cách mạch lạc thống nhất.
-
Thời gian chờ đợi trong các cuộc Hội nghị truyền hình.
Nếu bạn gặp khó khăn về kỹ thuật hoặc chờ đợi những người tham dự khác, hãy cho những người đã có mặt biết thông tin vì sao chưa diễn ra cuộc họp. Chia sẻ màn hình để họ có thể xem những gì được chia sẻ. Khi các thành viên khác mới tham gia, chào mừng họ và chia sẻ thời gian đó là cần thiết.
-
Lựa chọn trang phục phù hợp với văn phòng.
Lựa chọn trang phục phù hợp với văn phòng. Vì những người tham gia chỉ có thể nhìn thấy bạn từ ngực lên, điều quan trọng là tránh các trang phục có màu sắc sặc sỡ. Quá nhiều phụ kiện cũng có thể làm giảm thông điệp của bạn, chẳng hạn như quá nhiều đồ trang sức và chiếc khăn cồng kềnh.
-
Không gian phòng Hội nghị truyền hình
Điều tuyệt vời của Hội nghị truyền hình là bạn có thể làm việc ở mọi nơi bất cứ lúc nào. Vấn đề là những người tham dự thường không quan tâm đến môi trường xung quanh của họ trước khi bắt đầu Hội nghị truyền hình. Trước khi bạn bắt đầu, hãy lưu trữ những gì nằm trong phạm vi của camera. Chọn một khu vực được chiếu sáng tốt mà không có đèn nền tạo bóng. Ngoài ra, hãy kiểm tra những gì đằng sau bạn. Đảm bảo không có quá nhiều phiền nhiễu trực quan để người khác nhìn thấy. Dọn dẹp không gian của bạn để những người tham dự không chứng kiến núi giấy tờ, sách hoặc vật tư trong không gian làm việc của bạn.
-
Vị trí đặt camera Hội nghị truyền hình.
Đặt camera Hội nghị của bạn ở vị trí cho phép đầu bạn ở vị trí trung lập. Điều này không chỉ cung cấp góc hấp dẫn nhất cho khuôn mặt của bạn, mà còn giúp loại bỏ sự xao lãng do vị trí camera kém gây ra. Không ai muốn nhìn lên mũi của bạn hoặc ở trên đầu của bạn. Tham gia hội nghị truyền hình của bạn giống như bạn đang trò chuyện trực tiếp, tiếp xúc bằng mắt ở tầm mắt để đảm bảo kết nối tốt nhất.
-
Tránh tiếng ồn trong phòng Hội nghị truyền hình
Tại phòng Hội nghị truyền hình của bạn sẽ có xuất hiện cũng tiếng ồn không mong muốn. Những tiếng ồn làm phân tâm cho cả bạn và những người tham dự khác. Tìm một nơi yên tĩnh để tổ chức và tham dự một cuộc họp Hội nghị truyền hình. Điều đó thật là khó, phòng họp trực tuyến của bạn có thể sử dụng thêm thiết bị khử vọng lọc ồn để làm giảm những tiếng ồn không mong muốn.
-
Lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Cuộc gọi Hội nghị truyền hình là một giải pháp tuyệt vời dành cho người dùng trên khắp thế giới, khi họ phải đối mặt với việc đi lại quá khó, tốn kém hoặc thường xuyên. Lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình có khả năng lưu trữ cuộc gọi hội nghị truyền hình, chia sẻ thông tin và các công cụ tương tác của phần mềm hội nghị truyền hình giao tiếp trở nên dễ dàng và giống với họp thực tế hơn.
Cũng giống như các cuộc họp/ hội thảo theo kiểu truyền thống, các cuộc Hội nghị truyền hình cũng có những yêu cầu riêng để tạo ra cuộc họp diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả nhất cho những người tham gia.
Để biết thêm thông tin chi tiết về giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp và các thiết bị hỗ trợ cho phòng họp của bạn trở nên hoàn hảo. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 024.73008911
