Các kênh giao tiếp trong doanh nghiệp không ngừng thay đổi theo thời gian. Nếu như hai thập kỷ trước, cuộc gọi thoại là lựa chọn phổ biến, thì hiện nay hội nghị truyền hình đã trở thành công cụ thiết yếu trong giao tiếp và cộng tác từ xa.
Vậy điều gì khiến hội nghị truyền hình trở nên quan trọng đến vậy? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ lợi ích và hạn chế của hội nghị truyền hình – từ đó đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Lợi ích của Hội nghị Truyền hình
1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của hội nghị truyền hình là giảm chi phí đi lại, đặc biệt với các công ty có nhiều chi nhánh hoặc nhân sự thường xuyên đi công tác.
Virgin Atlantic – một hãng hàng không tại Anh – đã tiết kiệm tới 20% chi phí đi lại nội bộ nhờ áp dụng hội nghị truyền hình cho các cuộc họp thường kỳ.
Dù giải pháp này không thể thay thế hoàn toàn các cuộc gặp trực tiếp, nhưng nó giúp giảm tần suất các chuyến công tác không cần thiết, từ đó tiết kiệm đáng kể ngân sách.
2. Tăng cường tương tác và cải thiện cộng tác nhóm
Con người tiếp nhận và ghi nhớ thông tin tốt hơn khi sử dụng đồng thời thị giác và thính giác. Giao tiếp qua video giúp người tham gia nhìn thấy nhau, quan sát biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể – điều mà cuộc gọi thoại truyền thống không làm được.
Theo Psychology Today, hội nghị truyền hình giúp xây dựng kết nối giữa các thành viên, cải thiện sự hợp tác và tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.
3. Nâng cao hiệu suất và tiết kiệm thời gian
Các phần mềm hội nghị hiện đại như TrueConf đi kèm nhiều tính năng hữu ích:
-
Chia sẻ màn hình
-
Ghi lại cuộc họp
-
Gửi ghi chú tự động
-
Tích hợp lịch họp, nhắc nhở
Tất cả đều góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và giúp các cuộc họp diễn ra nhanh chóng, trực quan hơn.
4. Hỗ trợ làm việc từ xa và kết nối đội ngũ linh hoạt
Giải pháp này mở ra cơ hội làm việc từ xa hiệu quả, cho phép doanh nghiệp:
-
Thu hút nhân tài trên toàn quốc (hoặc toàn cầu)
-
Duy trì kết nối với đội ngũ dù làm việc tại nhà
-
Giảm áp lực đi lại, tăng sự cân bằng công việc – cuộc sống
Với các công cụ như TrueConf, nhân sự có thể giao tiếp, cộng tác và tham gia họp mọi lúc, mọi nơi – chỉ cần thiết bị có kết nối internet.
Hạn chế của Hội nghị Truyền hình
Bên cạnh những lợi ích nổi bật, cũng tồn tại một số hạn chế cần lưu ý:
1. Không thể thay thế hoàn toàn gặp mặt trực tiếp
Dù tiện lợi, nhưng vẫn thiếu yếu tố “con người” – như bắt tay, dùng bữa, giao tiếp phi ngôn ngữ hoàn chỉnh… vốn quan trọng trong xây dựng quan hệ kinh doanh.
Vì vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn kết hợp cả họp trực tuyến và gặp mặt trực tiếp tùy theo mức độ quan trọng của từng cuộc họp.
2. Rủi ro từ lỗi kỹ thuật
Các sự cố như:
-
Kết nối Internet yếu
-
Người dùng không quen phần mềm
-
Mic/camera gặp trục trặc
… có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm họp. Tuy nhiên, các giải pháp chuyên nghiệp như TrueConf cung cấp hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đồng thời có giao diện đơn giản, dễ sử dụng ngay cả với người mới.
3. Chi phí đầu tư phần cứng
Để có chất lượng họp tốt nhất, doanh nghiệp nên trang bị thêm:
-
Camera HD
-
Microphone thu âm rõ
-
Màn hình lớn hoặc thiết bị hội nghị chuyên dụng
Tuy nhiên, nếu chưa sẵn sàng đầu tư lớn, bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh để bắt đầu.
So với những hạn chế, hội nghị truyền hình rõ ràng mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp hiện đại. Đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, đầu tư vào một giải pháp chuyên nghiệp là điều tất yếu nếu muốn duy trì năng suất và kết nối đội ngũ.
Dùng thử phần mềm Hội nghị TrueConf ngay hôm nay
Bạn chưa chắc chắn liệu hội nghị truyền hình có phù hợp với doanh nghiệp mình hay không?
Hãy dùng thử phần mềm TrueConf miễn phí để tự mình trải nghiệm sự khác biệt.
📞 Liên hệ ngay Hotline: 024.73008911
📧 Hoặc truy cập: https://trueconf.com.vn
