Hội nghị từ xa là một hình thức họp từ xa thông qua các phương tiện viễn thông chuyên dụng. Hội nghị từ xa chủ yếu là giao tiếp giữa một số lượng lớn người dùng ở khoảng cách xa, được thống nhất bởi một chủ đề hoặc vấn đề chung. Có một số cách để tham gia hội nghị từ xa.
Các cá nhân tham gia hội nghị từ xa thường có thể nhìn và nghe thấy nhau như thể họ đang ở trong cùng một phòng, cho phép tương tác trong thời gian thực. Công nghệ này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, cũng như trong các lớp học để học trực tuyến, …
Các loại Hội nghị từ xa.
Hội nghị âm thanh
Hội nghị âm thanh là quá trình sử dụng các kênh truyền thông để tổ chức một hội nghị, trong đó tín hiệu âm thanh giữa ba hoặc nhiều thuê bao được truyền đồng thời.
Điều quan trọng nhất cần biết về việc thiết lập hệ thống hội nghị âm thanh là có ba loại cơ bản – phân tán, cục bộ và tích hợp . Việc chọn đúng người phụ thuộc vào người bạn muốn nói chuyện, vị trí của họ và số lượng người bạn muốn trong phòng.
Hội nghị âm thanh phân tán (từ xa) tập hợp nhiều người tham gia ở các địa điểm khác nhau. Hội nghị âm thanh cục bộ kết hợp nhiều người tham gia tại một địa điểm (hội nghị hoặc phòng họp). Hội nghị âm thanh tích hợp kết nối người tham gia từ xa và tại chỗ.
Tuy nhiên, đôi khi video không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Khi bạn không thể tham dự một cuộc họp trực tiếp hoặc không có quyền truy cập vào các tùy chọn Hội nghị truyền hình, hội nghị âm thanh có thể là một sự thay thế tuyệt vời.
Hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình là một phiên giao tiếp bằng hình ảnh giữa hai hoặc nhiều người dùng bất kể vị trí của họ, có tính năng truyền tải nội dung âm thanh và video trong thời gian thực.
Theo nghĩa rộng , phần mềm Hội nghị truyền hình là một giải pháp cho phép hai hoặc nhiều người nói chuyện và nhìn thấy nhau từ xa. Ban đầu phần mềm Hội nghị truyền hình chỉ cho phép người dùng gọi điện video hoặc tổ chức Hội nghị truyền hình nhóm. Tuy nhiên, khi công nghệ tiên tiến, phần mềm Hội nghị truyền hình có rất nhiều công cụ và tính năng hữu ích để giao tiếp và học tập từ xa.
Ngày nay , hội nghị truyền hình thực sự là một công cụ để tích hợp vào các nền tảng cộng tác video và truyền thông hợp nhất cũng cung cấp chia sẻ màn hình, trình chiếu, ghi âm, nhắn tin tức thì, các công cụ quản lý dự án, tích hợp điện thoại giữa các tính năng khác. Khi ngày càng có nhiều công ty chuyển sang làm việc từ xa, Hội nghị truyền hình đang dần trở thành một hoạt động bình thường mới, định hình cách chúng ta giao tiếp, học hỏi và làm việc.
Hội nghị trên web
Hội nghị từ xa trên web (hoặc hội thảo trên web) là một nền tảng hội nghị từ xa tương tác cung cấp thông tin trực quan được mã hóa bằng đồ họa, video, âm thanh, tài liệu và chữ số. Hội thảo trên web nó liên quan đến một diễn giả duy nhất và một số lượng lớn người nghe. Do đó, trái ngược với các giải pháp cho Hội nghị trực tuyến, nơi những người tham gia thường có quyền và công cụ ngang nhau, các dịch vụ hội thảo trên web cho phép người nói quản lý hoàn toàn cuộc họp trực tuyến và những người tham gia theo mặc định chỉ có thể xem, nghe và viết tin nhắn trong cuộc trò chuyện.
Là chủ doanh nghiệp, bạn luôn tìm cách mở rộng mạng lưới, học hỏi các kỹ năng mới và phát triển công ty của mình. Cho dù bạn là nhà tiếp thị kỹ thuật số, chuyên gia công nghệ hay kinh doanh, tham dự hội nghị web có thể là một cách hợp lý và hiệu quả để tạo kết nối mới có thể dẫn đến khách hàng hoặc quan hệ đối tác mới.
Ưu điểm và Nhược điểm của Hội nghị từ xa
Trong vài năm qua, công nghệ hội nghị từ xa đã có những bước tiến vượt bậc. Ngày nay, có thể tổ chức hội nghị truyền hình trên các nền tảng và thiết bị khác nhau mà không có bất kỳ hạn chế nào. Tuy nhiên, luôn có những nhược điểm nhất định đi kèm với công nghệ này.
|
Ưu điểm của Hội nghị từ xa |
Nhược điểm của Hội nghị từ xa |
|
Hợp tác nâng cao – Hội nghị từ xa cho phép giải quyết nhanh chóng các vấn đề công việc trên PC, máy tính xách tay hoặc thậm chí trên thiết bị di động của người dùng. Việc sử dụng một số lượng lớn các công cụ cộng tác làm tăng yếu tố hợp tác bằng cách chia sẻ màn hình nhanh chóng và trao đổi tin nhắn trong một phòng trò chuyện chung, thậm chí ở những nơi khác nhau trên thế giới. Bảo mật – Với sự phát triển của công nghệ, hội nghị từ xa là một trong những cách đáng tin cậy nhất để tiến hành các cuộc họp, trong đó tính bảo mật và an toàn dữ liệu được đảm bảo. Cũng hầu như không có vấn đề liên lạc nhờ các kênh hội nghị từ xa ổn định hơn. Chi phí thấp hơn – Tổ chức hội nghị từ xa rẻ hơn nhiều so với một cuộc họp trực tiếp. Tất cả những gì bạn cần làmicro/loavàwebcam. Với sự ra đời của loại chi phí liên lạc cho việc đi lại, không gian thuê và lắp đặt các thiết bị đắt tiền được giảm xuống mức tối thiểu. |
Thiếu tương tác cá nhân – Khi cố gắng phát triển mối quan hệ kinh doanh, điều quan trọng là bạn phải tận mắt chứng kiến cách một người ứng xử trong các tình huống chuyên nghiệp. Một cái bắt tay chắc chắn và giao tiếp bằng mắt thân thiện là một số cách tốt nhất để xác định điều này, nhưng hội nghị truyền hình không cho phép điều này xảy ra.
Nghiêng về các thách thức kỹ thuật – Internet không ổn định hoặc gián đoạn kết nối dẫn đến chậm thời gian và truyền tải video và âm thanh kém, có thể khiến nhiều thông tin bị mất hoặc bị hiểu sai trong quá trình giao tiếp. Dễ mất tập trung – Tiến hành cuộc họp video trong môi trường gia đình đôi khi có thể dẫn đến mất chương trình làm việc vì khá khó giải thích với trẻ nhỏ hoặc vật nuôi, sự im lặng và tập trung hoàn toàn là cần thiết trong cuộc hội thảo từ xa. Ngay cả khi bạn đã thiết lập một không gian làm việc tại nhà, nhưng bạn có thể sẽ gặp những tình huống bất ngờ khác. |
Ưu điểm của Hội nghị từ xa trong kinh doanh
Hội nghị từ xa là một cách hiệu quả về chi phí để giao tiếp với mọi người ở các địa điểm khác nhau. Điều này là do nó loại bỏ nhu cầu mọi người phải di chuyển đến các địa điểm khác nhau để tham gia vào một cuộc họp. Điều này có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí đi lại. Có những lợi ích khác khi sử dụng hội nghị từ xa:
- Tăng hiệu quả – Các cuộc họp hội nghị cho phép người tham gia chia sẻ thông tin và ý tưởng nhanh chóng và dễ dàng hơn so với các cuộc họp trực tiếp. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn.
- Tăng tính linh hoạt – Các cuộc họp hội nghị từ xa có thể được lên lịch bất cứ lúc nào thuận tiện cho người tham gia, bất kể họ ở đâu. Sự linh hoạt này có thể giúp giảm thiểu chi phí và thời gian đi lại.
- Tăng cường hợp tác – Các cuộc họp hội nghị từ xa cho phép những người tham gia nhìn thấy và nghe thấy nhau, điều này có thể dẫn đến sự hợp tác và ra quyết định tốt hơn.
- Tăng năng suất – Các cuộc họp hội nghị từ xa có thể giúp người tham gia tập trung và làm việc hiệu quả, vì họ không phải đi lại và có thể làm việc tại địa điểm của họ.
Các trường hợp sử dụng
Có nhiều trường hợp sử dụng khác nhau:
- Tổ chức các cuộc họp kinh doanh: có thể được sử dụng để tổ chức các cuộc họp với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác từ mọi nơi trên thế giới. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhân viên hoặc khách hàng ở các khu vực khác nhau trên thế giới.
- Thực hiện các buổi đào tạo: có thể được sử dụng để thực hiện các buổi đào tạo cho nhân viên hoặc sinh viên. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các tổ chức có nhân viên hoặc sinh viên ở các khu vực khác nhau trên thế giới.
- Tổ chức hội nghị trực tuyến: có thể được sử dụng để tổ chức hội nghị trực tuyến với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp muốn tổ chức các sự kiện trực tuyến.
- Kết nối với bạn bè và gia đình: có thể được sử dụng để kết nối với bạn bè và các thành viên gia đình sống ở các khu vực khác nhau trên thế giới. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho những người muốn giữ liên lạc với những người thân yêu ở xa.
Làm thế nào để bạn thiết lập một Hội nghị từ xa?
BƯỚC 1. Cài đặt và triển khai TrueConf Server Free (mất chưa đến 15 phút)
BƯỚC 2. Thêm tài khoản người dùng
Quản trị viên có thể tạo ID và mật khẩu TrueConf cho tất cả người dùng trong nhóm. Những thông tin xác thực này là cần thiết để đăng nhập vào ứng dụng khách TrueConf.
BƯỚC 3. Tải xuống các ứng dụng cho người dùng
Yêu cầu người dùng tải xuống ứng dụng TrueConf Client cho hệ điều hành của họ và đăng nhập bằng tài khoản của họ.
BƯỚC 4. Tận hưởng hội nghị truyền hìnhBạn quan tâm đến việc biến một Hội nghị từ xa thành một công cụ thay đổi cuộc chơi trong công việc kinh doanh của bạn? Hãy dùng thử TrueConf Server Free và tận hưởng cộng tác video an toàn chắc chắn sẽ tạo ra sự khác biệt cho nhóm của bạn. 
