Hội nghị truyền hình, họp trực tuyến là công cụ để tham gia các giao lưu, gặp gỡ, hội nghị, hội thảo, đào tạo, chăm sóc sức khỏe từ xa trong ngành y tế, đem lại nhiều lợi ích và hiệu quả tốt đẹp. Bài viết sẽ hướng dẫn họp trực tuyến, hội nghị truyền hình một cách đơn giản, dễ dàng sử dụng và tiện lợi
- Hướng dẫn cài đặt phần mềm họp trực tuyến, hội nghị tuyền hình.
Trước hết để tham gia vào cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình, bạn sẽ phải download phần mềm mà bạn muốn sử dụng. Ở đây chúng tôi, sẽ download phần mềm TrueConf của Nga tại http://htth.vn:8080/.
Bạn sẽ thấy từng mục “Download” phần mềm tương ứng với hệ điều hành của thiết bị mà bạn đang sử dụng (bao gồm: Windows, Mac OS X, Linux, Android, iOS )
Ấn “Download” cho hệ điều hành mà bạn lựa chọn, 1 file TrueConf Clinet sẽ được tải xuống – ấn “Run” – chọn ngôn ngữ mà bạn muốn sử dụng
Bạn đang download TrueConf Client, chọn thư mục mà bạn muốn lưu
và bạn đã hoàn tất việc cài đặt phần mềm TrueConf Client.
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm họp trực tuyến, hội nghị truyền hình.
2.1 Khởi động phần mềm họp trực tuyến, hội nghị truyền hình
- Trên màn hình máy tính của bạn đã có shortcut của phần mềm TrueConf
, kích đúp vào biểu tượng hoặc vào Start > (All) Programs > TrueConf Client để khởi động phần mềm.
2.2 Đăng nhập phần mềm họp trực tuyến, hội nghị truyền hình
- Trước khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến, hội nghị truyền hình, bạn cần đăng nhập tài khoản (gồm ID, mật khẩu)
Liên hệ để được cung cấp ID và mật khẩu\
- Điền đầy đủ tên đăng nhập và mật khẩu sau đó nhấn Ok.
- Chọn “Tự động đăng nhập” nếu muốn bỏ qua bước đăng nhập lần sau.
Lưu ý: Trong trường họp không thể đăng nhập thì kiểm tra lại cài đặt mạng trong phần Mạng.
2.3 Các thành phần chính của phần mềm họp trực tuyến, hội nghị truyền hình
Sau khi đăng nhập thành công, giao diện phần mềm sẽ xuất hiện cùng danh bạ người dùng phần mềm TrueConf (các điểm cầu trong cùng hệ thống với bạn)
2.3.1 Đăng xuất: nơi điền thông tin tài khoản và mật khẩu.
2.3.2 Xem: chọn chế độ xem khung hình mà bạn muốn, tìm kiếm người dùng trong danh bạ, lịch sử cuộc gọi mà bạn đã tham gia
2.3.3 Công cụ: gồm Tạo hội nghị nhóm, Tin nhắn, Chuyển tập tin, Trình diễn, Chia sẻ màn hình, Bảng trắng, Ghi hình và Chụp hình
- Trong Tạo hội nghị nhóm có đặt tên cho Chủ đề và chế độ nhóm họp cho bạn lựa chọn, có 2 loại chọn hội nghị:
- Chọn loại hội nghị có sẵn (đối xứng, bất đối xứng, dựa trên vai trò)
- Chọn người dùng mà bạn muốn mời…
- Tin nhắn: bạn có thể gửi tin với người mà bạn lựa chọn trong danh bạ
- Chuyển tập tin: chuyển tập tin cho người mà bạn muốn gửi.
- Trình diễn: bạn có thể thuyết trình PowerPoint, hình ảnh, bảng biểu,… cho các điểm cầu khác trong cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình
- Chia sẻ màn hình: Một giải pháp lý tưởng trong trường hợp máy tính bạn có vấn đề và người khác có thể kết nối vào và sửa chúng.
- Bảng trắng:
- Ghi hình: bạn có thể ghi lại cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình để làm tư liệu.
- Chụp hình: chụp lại hình ảnh diễn ra cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình
2.3.4 Cài đặt
- Thuật sĩ cài đặt cấu hình: cài đặt theo từng bước. Trong mỗi bước sẽ có cửa hướng dẫn cụ thể.
Lưu ý: Trong quá trình sử dụng Thuật sĩ cài đặt cấu hình nếu muốn bỏ qua một bước cài đặt nào đó nhấn nút Bỏ qua, hoặc nhấn nút Hủy nếu muốn thoát ra.
- Ngôn ngữ (Language): các ngôn ngữ phần mềm hỗ trợ.
- Phần cứng: mục cài đặt các thiết bị camera, loa, micro.
Lưu ý: Thực hiện các bước sau để có chất lượng âm thanh tốt hơn.
B1. Nhận nút Thử nghiệm của microphone.
B2. Trong của số tiếp theo đươc hiện ra.
- Tích vào Bật tính năng lọc tiếng vang khi sử dụng loa nhằm mục đích loại bỏ tiếng vang, tạp âm.
- Bỏ tích Kích hoạt tính năng AGC. Tính năng này giúp tự điểu chỉnh micro thu vào, tuy nhiên nếu phòng nhiều tạp âm sẽ làm cho sự điều chỉnh không chính xác gây méo âm thanh.
B3. Nhấn Hoàn thành để kết thúc.
- Mạng: thay đổi địa chỉ máy chủ, tốc độ mạng và một số tuỳ chọn nâng cao.
Chú ý! Chỉ thay đổi theo các hướng dẫn dưới đây nếu bạn là người dùng cơ bản và không phải là kỹ thuật viên CNTT.
Thay đổi địa chỉ máy chủ: liên hệ với người quản trị để được cung cấp.
B1. Bỏ tích Mặc định máy chủ kết nối, nhấp vaog nút nâng cao.
B2. Trong của sổ mới hiện ra điền địa chỉ đã được người quản trị cấp vào mục Host. Nhấn OK để hoàn tất.
Thiết lập băng thông phù hợp trong mục Kiểm soát băng thông (liên hệ người quản trị để được hướng dẫn cấu hình phù hợp với đường mạng hiện có)
Lưu ý: Sau khi hoàn tất các lựa chọn về băng thông và địa chỉ máy chủ, nhấn nút Thử nghiệm để kiểm tra kết nối tới máy chủ. Nếu dự đoán độ trễ trên 200 ms thì có thể gây trễ hình ảnh hoặc âm thanh. Liên hệ ngay với người quản trị để được trợ giúp.
Chọn Maximum trong mục Kiểm soát Băng thông. Nhấn Ok để kết thúc.
- Tùy chọn: thiết lập các tính năng về mặt sử dụng như chặn cuộc gọi, ghi hình, điều chỉnh âm thông báo …
2.3.5 Trợ giúp: tài liẹu trợ giúp sử dụng chi tiết.
3. Hướng dẫn sử dụng các thanh công cụ
3.1 Giới thiệu
Thanh địa chỉ (Call to:)
Trong một cuộc hop 1-1 thanh địa chỉ được sử dụng để nhập tên tài điểm cầu hoặc email của điểm cần gọi. Để tiện sử dụng trong danh sách sẽ lưu 10 cuộc liên hệ gần nhất bằng cách nhấn nút mũi tên nhỏ trỏ xuống trong thanh địa chỉ.
Cột thông báo chất lượng mạng
Được nằm góc dưới cùng bên phải. Trong trường họp không phải màu xanh mà thay vào đó là màu xám bạn cần kiếm tra lại các thiết lập trong Cài đặt – Mạng hoặc liên hệ với người quản trị để được hướng dẫn.
Điều khiển Audio và Video.
Được nằm bên trên Cột thông báo chất lượng mạng.
Điều khiển âm thanh phát ra
Nhấn vào biểu tượng
hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+F5 để tắt âm thanh phát ra. Khi đó sẽ được thay thế bởi biểu tượng
. Nếu muốn tăng/giảm âm lượng âm thanh phát ra có thể sử dụng thanh kéo nằm bên cạnh.
Điều khiển Micro
Sử dụng tương tự như trên thấy đổi tổ họp phím thành Ctrl+F6.
Điều khiển Video
Sử dụng tương tự như trên thấy đổi tổ họp phím thành Ctrl+F7.
Cài đặt camera
Dùng để tùy chỉnh các thông số hiển thị hình ảnh của camera và chọn các nguồn phát hình ảnh.
Screen capturer
“Screen capture (DISPLAY)” – Hiển thị màn hình Desktop cho các điểm cầu.
“Screen capture: Application” – Hiển thi ứng dụng nào đó cho các điểm cầu.
Các nút chức năng khác của phần mềm.
3.2 Hướng dẫn chi tiết
3.2.1 Tin nhắn 
Dùng để truyền tải nội dung dưới dạng chữ (text)
Có thể tìm thấy trong Công cụ > Tin nhắn hoặc trên thanh công cụ.
3.2.2 Danh bạ 
Sổ địa chỉ sẽ tự động hiển thị sau khi đăng nhập thành công.
Hiển thị Danh bạ nhấn biểu tượng trên thanh công cụ hoặc Xem > Danh bạ.
Nhấp đôi vào tên tài khoản để có thể thực hiện một cuộc gọi.
Tuỳ chon khi nhấp chuột phải vào tên tài khoản.
3.2.3 Tìm kiếm 
Sử dụng để tìm tài khoản trong toàn hệ thống máy chủ. Có thể tìm dựa trên:
- Tên: tên hiển thị của tài khoản.
- TrueConf ID: tên đăng nhập của tài khoản.
- E-mail: email đăng ký tài khoản.
3.2.4 Lịch sử
3.2.5 Ghi hình
Ghi hình lại cuộc họp đang diễn ra.
3.2.6 Chuyển tập tin
3.2.7 Trình diễn
3.2.8 Chia sẻ màn hình
4. Giới thiệu và hướng dẫn tạo, chấp nhận cuộc họp:
4.1 Các chế độ phòng họp
4.1.1 Họp cá nhân
- Họp trực tiếp giữa 2 tài khoản;
- Không thể thêm tài khoản thứ 3;
4.1.2 Phòng họp
Phòng họp nhóm (Đối xứng)
- Tối đa 25 tài khoản cùng tham gia và lên hình.
- Tất cả các tài khoản tham gia có quyền như nhau.
Giảng dạy (Bất đối xứng)
- Tối đa 16 điểm cầu cùng tham gia;
- Điểm cầu chính có thể nói chuyện và lên hình các điểm còn lại chỉ có thể nghe và xem điểm cầu chính.
Hội nghị (Dựa trên vai trò)
- Tối đa 250 tài khoản cùng tham gia, 4 tài khoản luân phiên hiển thị.
- Tài khoản tạo phòng có quyền luân chuyển các tài khoản hiển thị.
4.2 Hướng dẫn tạo và chấp nhận cuộc họp
4.2.1 Họp cá nhân
Tạo cuộc gọi
Sử dụng thanh địa chỉ
Hoặc nhấp đôi vào tên điểm cầu trong Danh bạ
Nhận cuộc gọi
Khi có cuộc gọi tới sẽ có thông báo:
Có thể lựa chọn chấp nhận, từ chối hoặc nhắn tin.
4.2.2 Phòng họp
- Nhấn
để chọn chế độ phòng họp. - Trong Chủ để điền tên cuộc họp
- Chọn tài khoản
- Nhấn bắt đầu để tạo phòng.
Điểm cầu tạo cuộc họp sẽ có biểu tượng 
trước tên hiển thị. Điểm cầu này có quyền mời hoặc bỏ các điểm cầu khác ra khỏi phòng họp. Các điểm khác muốn tham gia vào cuộc họp có thể nhấp đôi vào tên hiển thị của chủ phòng.
Thoát ra khỏi cuộc họp
Nhấn
.
