Sử dụng giải pháp Hội nghị truyền hình để tạo điều kiện cho các cuộc gọi và cuộc họp giữa các cá nhân ở các địa điểm khác. Họ có thể tổ chức các cuộc trò chuyện giữa các thành viên trong nhóm ở các văn phòng khác nhau hoặc những người đi du lịch hoặc làm việc từ xa. Một số doanh nghiệp thậm chí có thể thấy rằng các giải pháp Hội nghị truyền hình cho phép họ áp dụng các mô hình làm việc từ xa vĩnh viễn. Ngoài ra, các công ty có thể sử dụng cuộc gọi video và âm thanh để giao tiếp với khách hàng, nhà đầu tư và những người khác bên ngoài nhóm của họ.
Doanh nghiệp cần một giải pháp Hội nghị truyền hình nào?
Gần như tất cả các doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp Hội nghị truyền hình theo thời gian. Tuy nhiên, những người có nhóm làm việc từ xa, nhân viên đi công tác và nhiều chi nhánh, văn phòng có nhiều khả năng sử dụng giải pháp để liên lạc nội bộ. Ngoài ra, những người làm việc trên các dự án dựa trên khách hàng có thể sử dụng chúng để giao tiếp với bên ngoài nhóm của họ.
Những tính năng nào cần tìm trong giải pháp Hội nghị truyền hình?
Các tính năng chính xác mà bạn ưu tiên khi tìm kiếm phần mềm Hội nghị truyền hình tốt nhất thực sự phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, đây là một số liên quan đến nhiều công ty:
- Số lượng người tham gia: Mỗi phần mềm hội nghị truyền hình có một giới hạn khác nhau về số lượng người được phép trong một cuộc gọi. Nếu bạn chỉ sử dụng Hội nghị truyền hình cho nhóm nhỏ của mình, bạn chỉ cần một giới hạn nhỏ. Nếu bạn định giao tiếp với các nhóm lớn hơn, hãy đảm bảo rằng lựa chọn phần mềm của bạn có thể phù hợp.
- Trò chuyện: Các giải pháp Hội nghị truyền hình thường là một phần của nền tảng truyền thông lớn hơn. Và điều này bổ sung thêm chức năng cho nhiều nhóm. Bạn có thể nhanh chóng trò chuyện với ai đó để đảm bảo rằng họ đã sẵn sàng thực hiện cuộc gọi hoặc chia sẻ ghi chú sau đó ở định dạng văn bản.
- Chia sẻ màn hình: Hội nghị truyền hình thường yêu cầu một số loại trình diễn. Khả năng chia sẻ màn hình của bạn cho phép những người tham gia khác nhìn thấy rõ ràng những gì bạn đang làm.
- Các tính năng trình bày: Ngoài ra còn có các tính năng trình bày nâng cao hơn như các trang trình bày có sẵn trên một số dịch vụ Hội nghị truyền hình. Những điều này có thể đặc biệt phù hợp nếu công ty của bạn có kế hoạch tổ chức các khóa đào tạo hoặc gặp gỡ khách hàng qua video.
- Tích hợp VoIP : Ngày càng có nhiều công ty sử dụng các giải pháp VoIP để lưu trữ cuộc gọi thoại. Giữ phần mềm hội nghị truyền hình và dịch vụ gọi thoại của bạn có thể giúp bạn đơn giản hóa mọi thứ.
- Ghi âm: Nếu bạn định chia sẻ bất kỳ Hội nghị truyền hình nào của mình sau khi cuộc gọi hoàn tất, hãy tìm phần mềm cung cấp tính năng ghi âm. Điều này đặc biệt có liên quan nếu bạn dự định sử dụng hội nghị cho các khóa đào tạo hoặc hội thảo trên web có thể mang lại giá trị lặp lại.
- Ghi chú và bản ghi: Nếu bạn muốn chia sẻ những điểm nổi bật từ các cuộc họp sau đó, tính năng bản ghi có thể giúp bạn chia sẻ thông tin với những người không thể tham dự. Một số công cụ cũng cung cấp tính năng ghi chú chỉ làm nổi bật một số điểm quan trọng để bạn không cần phải sàng lọc mọi thứ.
- Xây dựng thương hiệu: Đối với các công ty sử dụng công cụ Hội nghị truyền hình để giao tiếp với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng, việc xây dựng thương hiệu có thể hữu ích. Một số dịch vụ Hội nghị truyền hình cho phép bạn tích hợp logo, bảng màu và các yếu tố khác vào giao diện. Điều này chỉ đơn giản là cung cấp một diện mạo chuyên nghiệp hơn.
- Theo dõi diễn giả: Trong các cuộc gọi điện video có nhiều người tham gia, đôi khi có thể khó theo dõi xem ai đang nói khi nào. Theo dõi loa thực hiện điều này tự động. Thông thường, nó làm nổi bật người dùng hoặc đặt hình ảnh của họ lớn hơn trên màn hình.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Một số giải pháp chỉ có sẵn trực tuyến hoặc trên các ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Mặc dù những thứ này có thể phù hợp với những người chỉ giao tiếp bằng máy tính, nhưng chúng không lý tưởng cho lực lượng lao động di động. Đối với những người có nhóm đi du lịch hoặc những người có thể cần giao tiếp với khách hàng di động, hãy tìm các công cụ cung cấp iOS, Android hoặc các ứng dụng di động khác.
- Video HD: Chất lượng video là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn giữa các dịch vụ Hội nghị truyền hình. Bạn không muốn công ty của mình trông thiếu chuyên nghiệp với video nhiễu hạt hoặc chậm chờ đợi màn hình tải. Nhiều dịch vụ cung cấp video HD. Nhưng chất lượng thực tế có thể khác nhau. Vì vậy, có thể đáng để thử một vài tùy chọn để xem cái nào đáp ứng nhu cầu chất lượng của bạn.
Phần mềm Hội nghị truyền hình miễn phí tốt nhất là gì?
Phần mềm hội nghị truyền hình tốt nhất có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Tuy nhiên, một số ứng dụng phổ biến nhất bao gồm TrueConf, Zoom, Microsoft Teams, … Đặc biệt trong đó là giải pháp Hội nghị truyền hình TrueConf có tất cả những tính năng cần tìm trong phần mềm như đã nêu ở trên. Các tùy chọn này đều cung cấp các tính năng liên lạc và gọi điện video cơ bản. Và sự phổ biến rộng rãi khiến những giải pháp này trở thành một lựa chọn dễ dàng để giao tiếp với người dùng bên ngoài tổ chức của bạn.
