Ngoài việc tổ chức các cuộc Hội nghị truyền hình, TrueConf Server cho phép bạn thiết lập và gửi email tự động cho người dùng và quản trị viên máy chủ. Nhờ tính năng này, bạn có thể:
- Thông báo cho người dùng về các hội nghị sắp tới
- Gửi cho họ một liên kết đến một trang web Hội nghị
- Thông báo cho người dùng về các cuộc gọi/ hội nghị nhỡ
- Thông báo cho quản trị viên về việc khởi động lại máy chủ đột ngột.
Hướng dẫn này sẽ giải thích cách thiết lập các tính năng này trên máy chủ của bạn.
Thiết lập tích hợp Mail Server (SMTP)
Bạn có thể thực hiện và thay đổi tất cả các cài đặt email chung trong bảng điều khiển máy chủ (control panel) : Mạng (Network) → SMTP. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn trong phần đầu tiên: Outgoing Mail Server.
Về cơ bản, TrueConf Server không phải là một hệ thống email. Để cho phép gửi email, trước tiên bạn cần thiết lập tích hợp với máy chủ SMTP bên ngoài sẽ gửi email và TrueConf Server sẽ chỉ cung cấp cho nó các lệnh thích hợp.
Theo nghĩa này, TrueConf Server tương tự như người dùng hệ thống email thông thường, đó là lý do tại sao biểu mẫu chỉ chứa các trường tiêu chuẩn để ủy quyền SMTP, mà hầu hết người quản trị hệ thống của bạn biết đến.
Khi bạn đã điền vào biểu mẫu, hãy chắc chắn cuộn xuống trang và nhấp vào Áp dụng. Ngay cả khi bạn đã nhấp vào Kiểm tra kết nối và thành công, điều này không có nghĩa là các tham số bạn đã nhập đã được lưu. Nhấp vào nút này là bắt buộc và nếu bạn thực hiện các thay đổi khác trong phần SMTP, chúng sẽ không bao giờ được lưu tự động.
Đừng lo lắng nếu bạn không biết SMTP là gì và cách thiết lập nó. Bằng cách cài đặt, chúng có nghĩa là chuyển dữ liệu đến máy chủ, qua đó nó có thể đăng nhập như một người dùng hệ thống email thông thường và gửi email cho người khác thay mặt cho người dùng này. Để kiểm tra chức năng, bạn có thể sử dụng tên người dùng và mật khẩu của bất kỳ dịch vụ email phổ biến nào bạn đã đăng ký. Các trang web của họ, theo quy định, cung cấp một phần thông tin về cách dữ liệu được tạo cho SMTP dựa trên các hộp thư. Dưới đây là một số trong số họ:
 |
https://help.yahoo.com/kb/SLN4724.html |
 |
https://support.google.com/a/a/176600?hl=ru |
Theo quy định , chọn đủ các tham số sau:
- Kết nối an toàn: SSL
- Cổng: 465
- Máy chủ: smtp.server.com, nơi máy chủ là yahoo, gmail hoặc tên miền khác
Tất nhiên, các tham số này có thể khác nhau cho các trường hợp và máy chủ khác nhau. Chúng tôi chỉ giới thiệu các tùy chọn phổ biến nhất.
[Xin lưu ý rằng các email được gửi bởi TrueConf Server phải tuân theo tất cả các giới hạn của hệ thống thư bạn đang sử dụng, vì vậy nếu có một số lượng lớn người dùng hoặc các phiên gửi email trên máy chủ, tốt hơn là nên có một tài khoản email hoặc máy chủ có chức năng phù hợp.]
Hình dưới đây minh họa sự tích hợp giữa Máy chủ TrueConf và máy chủ SMTP gmail thông qua cài đặt tài khoản của dịch vụ này.
Tạo và gửi email
Để kích hoạt gửi email tự động, hãy chọn một trong các hộp thích hợp trong cùng menu bên dưới mẫu ủy quyền:
- Thông báo cho người dùng về các cuộc gọi nhỡ
- Gửi lời mời đến những người tham gia Hội nghị truyền hình nhóm
Sau này, bạn có thể chỉnh sửa email.
% var, trong đó var được thay thế bằng một từ mã tương ứng với một hoặc một thực thể khác, được sử dụng để gạch chân các điểm có văn bản thay đổi được chèn trong email (ví dụ: tên hội nghị hoặc thời gian bắt đầu). Thí dụ:
- % conf_id là ID hội nghị
- % miss_call_time là thời gian cuộc gọi nhỡ
[Xin lưu ý rằng các biến mẫu khác nhau được dành cho các loại email khác nhau. Ví dụ: thật vô nghĩa khi chỉ ra biến % miss_call_time, biểu thị thời gian cuộc gọi nhỡ, trong một email nhằm mời người dùng tham gia hội nghị video sắp tới. Nó sẽ không được thay thế bởi bất cứ điều gì và văn bản cuối cùng sẽ vẫn chứa % miss_call_time không thay đổi.]
Hãy xem ví dụ về mẫu email đơn giản nhất được tạo theo các quy tắc sau:
Xin chào! Chúng tôi mời bạn tham gia hội thảo trực tuyến% conf_name sẽ được tổ chức vào% start_time
Để tham gia hội thảo trên web, hãy sử dụng liên kết dưới đây:
http: //% máy chủ / c /% conf_id
Sau khi gửi, nó có thể trông như thế này:
Xin chào! Chúng tôi mời bạn tham gia hội thảo trên web Làm thế nào để thiết kế các thành phần VueJS và sống sót? sẽ vào ngày 8 tháng 2 năm 2020 07:36 (GMT EST: 00)
Để tham gia hội thảo trên web, hãy sử dụng liên kết dưới đây:
http://video.company.org/c/vuejs
Khi chỉnh sửa mẫu hoàn tất, đừng quên lưu các thay đổi (nhấp vào Áp dụng ).
Ngoài việc gửi email tự động, bạn có thể gửi email một lần cho tất cả những người tham gia hội nghị trong quá trình chỉnh sửa. Tìm hiểu thêm về điều này trong bài viết Hướng dẫn tổ chức Hội thảo trên web bằng Máy chủ TrueConf.
Thông báo cho Quản trị viên Máy chủ
Nhập e-mail Quản trị viên vào phần thích hợp ngay bên dưới biểu mẫu ủy quyền, chọn hộp bên dưới trường nhập ( Thông báo cho quản trị viên về việc khởi động lại máy chủ do sự cố nội bộ) và nhấp lại vào Áp dụng ở cuối trang.
Bây giờ, trong trường hợp máy chủ khởi động lại đột ngột, quản trị viên có thể nhận được thông báo phù hợp.
Việc gửi email cho người dùng và khách mời tham gia ngay chính tại Server của bạn, sẽ giúp bạn thông báo cho người dùng về các hội nghị sắp tới, gửi cho họ một liên kết đến một trang web Hội nghị. Bạn đã thử cài đặt tính năng này trên Server của bạn chưa. Hãy cùng TrueConf giúp những cuộc họp được tham gia 1 cách đầy đủ và chuyên nghiệp nhất.
