Các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ngày càng mở rộng và phát triển ra nhiều cơ sở và chi nhánh khác nhau, trải dài khắp các miền đất nước. Điều này mang đến những trở ngại về việc liên lạc, không chỉ với cán bộ nhân viên trong nội bộ Công ty mà cả thêm trở ngại về mặt khách hàng và đối tác. Thật khó có thể trao đổi thông tin với tất cả mọi người. Nếu cùng trong 1 ngày mà bạn phải vừa trao đổi thông tin với các chi nhánh khác và vừa phải gặp khách hàng để hợp tác kinh doanh, làm sao bạn có thể di chuyên nhanh như thế được, việc hạn chế về thời gian, và chi phí di chuyển sẽ là điều trợ ngại trong công việc của bạn. Vì thế việc sử dụng Hội nghị truyền hình có thể mang lại sự thúc đẩy quan trọng cho Công ty bạn.
Thay vì dành một nửa thời gian làm việc của bạn trong các đường bay tại sân bay, hãy mang lại thời gian cho các cuộc họp của bạn bằng cách sử dụng dịch vụ Hội nghị truyền hình. Bằng cách này, người thuyết trình không chỉ là một giọng nói trên điện thoại mà là sự hiện diện trên màn hình, có thể nhìn thấy và tương tác với những người tham dự khác, chia sẻ bài thuyết trình và hơn thế nữa. Đối với các cuộc họp hợp tác, mọi người tham gia đều có thể phác thảo ý tưởng trên bảng trắng trực tuyến. Một số dịch vụ Hội nghị truyền hình cho phép người thuyết trình chuyển quyền kiểm soát cho người tham gia khác có thể tiếp tục cuộc họp mà không bị gián đoạn. Có rất nhiều dịch vụ Hội nghị truyền hình khác nhau trên thị trường hiện nay. Mỗi giải pháp đều có những ưu nhược điểm khác nhau. Bạn hãy thử tìm hiểu và test thử xem phần mềm Hội nghị truyền hình nào là tốt nhất với nhu cầu sử dụng của bên bạn.
Giá Hội nghị truyền hình
Như với tất cả các dịch vụ phần mềm Hội nghị truyền hình, giá cả và các gói dịch vụ là một cân nhắc quan trọng khi nói đến Hội nghị truyền hình. Giá của Hội nghị truyền hình thường phụ thuộc vào số lượng điểm cầu tham gia họp trực tuyến, có các hình thức cung cấp theo tháng, năm hoặc mua vĩnh viễn. Mỗi hình thức cung cấp sẽ có những lợi thế khác nhau. Giá của Hội nghị truyền hình luôn là điều mà các doanh nghiệp cân nhắc tới khi muốn sử dụng Hội nghị truyền hình. Có nhiều Công ty sẽ lựa chọn giải pháp dùng phần mềm họp trực tuyến miễn phí. Nhưng những gói miễn phí sẽ có những tính năng bị hạn chế, chỉ phù hợp với các công ty nhỏ hoặc cá nhân. Hoặc có thể là những phần mềm không phù hợp cho Hội nghị truyền hình vì nó sẽ không có những tính năng dành riêng cho Hội nghị truyền hình. Nhiều dịch vụ Hội nghị truyền hình có thể mở rộng tùy thuộc vào số lượng máy chủ và người tham dự bạn cần mà không cần đầu tư lại từ đầu, bạn mở rộng thêm bao nhiêu chỉ cần mua phần mềm cho điểm mở rộng. Tóm lại, bạn nên thử một vài dịch vụ Hội nghị truyền hình đang có trên thị trường hiện nay để thấy được những gì bạn thực sự cần và những gì quá mức cần thiết.
Dễ sử dụng và tính năng Hội nghị truyền hình
Khi bạn đã tìm thấy các gói dịch vụ Hội nghị truyền hình trong phạm vi giá của bạn, điều quan trọng nhất là dễ sử dụng. Rõ ràng, nếu giao diện người dùng khó khăn cho bạn và đồng nghiệp của bạn trong việc sử dụng, nó sẽ thành trở ngại gây ra sự chậm trễ trong thời gian bắt đầu cuộc họp, điều này sẽ tốn thời gian của mọi người tham gia, còn đối với khách hàng thì doanh nghiệp của bạn chưa thật chuyên nghiệp.
Bạn nên kiểm tra việc đăng ký tạo tài khoản, tạo cuộc hop có dễ dàng không, việc mời mọi người tham gia có mất thời gian không và các thiết lập về âm thanh và hình ảnh đã đạt tiêu chuẩn chưa. Việc thiết lập đấy có dễ dàng cho những người không có chuyên môn về kỹ thuật không.
Ngoài ra bạn cũng nên kiểm tra các tính năng nổi bật của từng dịch vụ Hội nghị truyền hình. Với những phần mềm miễn phí hoặc dùng để trao đổi thông tin cả về âm thanh và hình ảnh, bạn vẫn có thể dùng để trao đổi được nhưng những phần mềm đấy sẽ không có những tính năng nổi bật dành riêng cho Hội nghị truyền hình. Đối với bản trình bày, chia sẻ màn hình rất quan trọng vì là các tùy chọn chi tiết, chẳng hạn như khả năng chia sẻ chỉ một ứng dụng, tài liệu hoặc hình ảnh hoặc chia sẻ toàn bộ máy tính để bàn của bạn.
Hầu hết các dịch vụ Hội nghị truyền hình đều cung cấp một công cụ bảng trắng, bạn có thể sử dụng để phác thảo ý tưởng hoặc ghi chú trong cuộc họp cho mọi người xem. Bạn cũng cần xem xét những gì người tham gia có thể làm, chẳng hạn như chia sẻ màn hình của họ, bật webcam của họ, phác họa trên bảng trắng được chia sẻ và thậm chí đảm nhận phần trình bày.
Một tính năng khác mà bạn cũng nên xem xét là khả năng hiển thị số lượng điểm cầu, số lượng người tham gia trong 1 điểm cầu không bị giới hạn nhưng số lượng điểm cầu hiển thị đồng thời trên màn hình thì tùy vào từng phần mềm Hội nghị truyền hình sẽ có những hiển thị khác nhau. Hiển thị được nhiều điểm cầu trong 1 cuộc họp có thể nói đến TrueConf. Phần mềm Hội nghị truyền hình TrueConf hỗ trợ các mô hình họp trực tuyến như: Hội Nghị Truyền Hình Cá Nhân – Video Call, Hội nghị truyền hình đa điểm (cho phép kết nối tới 16 điểm cầu đồng thời mà tất cả có thể nhìn, nghe và làm việc với nhau), Đào tạo trực tuyến, Phòng họp ảo. Xem xét về điều này quan trọng như thế nào đối với công ty của bạn. Hầu hết các dịch vụ Hội nghị truyền hình cho phép bạn ghi hình lại các cuộc họp, những cuộc họp được ghi lại sau đó có thể được sử dụng là tài liệu để xem xét lại hoặc cho bất kỳ ai bỏ lỡ cuộc họp hoặc cho nhân viên mới.
Một tính năng nữa mà chỉ các phần mềm Hội nghị truyền hình làm được là hỗ trợ tính năng WebRTC. Lợi ích của tính năng này là bất kì trình duyệt nào cũng có thể là thiết bị đầu cuối của Hội nghị truyền hình. Chỉ cần cung cấp đường link cho những ai muốn tham gia họp trực tuyến là họ có thể tham gia mà không cần khởi tạo phần mềm để đăng nhập.
Khả năng tương thích và hỗ trợ trong Hội nghị truyền hình
Cuối cùng, bạn nên kiểm tra tính tương thích với các trình duyệt và yêu cầu hệ thống. Bạn nên lựa chọn 1 phần mềm Hội nghị truyền hình không quá kén chọn các hệ điều hành. Bởi tham gia họp trực tuyến là bạn có thể tham gia bằng các thiết bị khác nhau, lựa chọn phần mềm hỗ trợ tất cả các hệ điều hành như Windows, Mac OS X, Linux, iOS, Andoird, WebRTC.
Ngoài khả năng hỗ trợ các hệ điều hành, bạn cũng có thể xem xét thêm cả tính tương thích của sản phẩm. Giả dụ, bên bạn hoặc bên đối tác đã sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trước đây, giờ muốn nâng cấp thêm phần mềm Hội nghị truyền hình mới. Bạn cần lựa chọn Phần mềm Hội nghị truyền hình nào tương thích với mọi thiết bị?. Có thể tận dụng với hệ thống cũ mà không cần đầu tư mới hoàn toàn, tiết kiệm chi phí đầu tư cho hệ thống. Đây cũng là lựa chọn hàng đầu cho việc cắt giảm chi phí bằng cách sử dụng Hội nghị truyền hình.
Hãy trải nghiệm các phần mềm Hội nghị truyền hình đang có trên thị trường hiện nay và đưa ra ý kiến cho riêng mình. Hãy cùng thảo luận với chúng tôi để đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi rất mong được thảo luận với các bạn qua Hotline: 024.73008911
