Hội nghị trực tuyến là hình thức họp kiểu mới, thay thế cho hình thức họp kiểu truyền thống trước đây. Với kiểu họp truyền thống, người tham gia họp sẽ tốn thời gian để di chuyển đến cuộc họp, phát sinh nhiều chi phí, mà họ cũng không thể 1 ngày di chuyển đến nhiều nơi để tham gia họp. Với sự phát triển của công nghệ, giải pháp Hội nghị trực tuyến ra đời giúp người tham gia họp tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí di chuyển và tổ chức. Người tham gia họp vẫn có thể trao đổi thông tin qua các thiết bị hiển thị hình ảnh bằng cách kết nối với nhau bằng Internet hoặc liên kết trong mạng nội bộ.
Các cuộc Hội nghị sẽ được kết nối trực tuyến với nhau bằng Internet, và khi sử dụng giải pháp trực tuyến thì các cuộc họp, cuộc Hội nghị sẽ được kết nối với nhau bằng nhiều cách khác nhau. Mỗi hình thức của Hội nghị truyền hình sẽ có những cách thức họp khác nhau. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về từng hình thức họp Hôi nghị trực tuyến.
1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (Video Conference System)
Hội nghị truyền hình trực tuyến là hình thức tham gia họp bằng cách các điểm cầu muốn tham gia hop sẽ cài đặt phần mềm Hội nghị truyền hình và sử dụng các thiết bị cần có trong phòng họp gồm PC+ camera+speakerphone. Nhờ các thiết bị này, các điểm tham gia họp sẽ trao đổi được với nhau bằng hình ảnh và âm thanh. Không còn bị trở ngại về mặt địa lý, hay trở ngại về những chuyến bay, việc tham gia các cuộc Hội nghị trực tuyến trở nên dễ dàng hơn. Các phần mềm Hội nghị truyền hình hiện tai đều được cài đặt sẵn các công cụ tương tác và các tính năng hệ thống. Các ứng dụng này giúp các cuộc Hội nghị trực tuyến diễn ra suôn sẻ và giống với các cuộc họp thực tế hơn. Ưu điểm của Hội nghị truyền hình là bạn có thể cài đặt trên nhiều thiết bị khác nhau để tham gia họp. Bạn có thể tạo phòng họp Hội nghị trực tuyến tại chính văn phòng của mình. Với phòng họp Hội nghị trực tuyến có nhiều người tham gia, việc hiển thị có thể là tivi hoặc máy chiếu, thêm vào đó là camera, sprakerphone. Với phòng họp Hội nghị trực tuyến cá nhân, bạn có thể tham gia họp bằng laptop hoặc PC của bạn. Điểm thú vị hơn nữa là bạn có thể tham gia họp Hội nghị trực tuyến bằng thiết bị điện thoại di động. Đây là ưu điểm của Hội nghị truyền hình. Các thiết bị cá nhân như điện thoại thông minh, máy tính bảng đều mà các thiết bị để bạn tham gia họp Hội nghị trực tuyến được. Đây là giải pháp giúp bạn có thể tham gia họp mà không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng.
2. Hệ thống Hội nghị web (Web Conference System)
Hội nghị Web cũng giống như Hội nghị truyền hình trực tuyến, giúp các điểm cầu tham gia họp được với nhau thông qua hình ảnh và âm thanh. Nhưng việc sử dụng Hội nghị Web sẽ được diễn ra trên nền web, mà không cần phải cài đặt thêm bất cứ plugin nào khác.
Hội nghị Web là một dịch vụ trực tuyến mà bạn có thể tổ chức các cuộc họp, hội nghị, thuyết trình và đào tạo trực tiếp qua internet, đặc biệt là trên các kết nối TCP / IP. Bạn có thể kết nối với hội nghị bằng điện thoại hoặc sử dụng loa và micrô của máy tính thông qua kết nối VoIP.
Hội nghị Web thường cho phép giao tiếp điểm-điểm thời gian thực cũng như giao tiếp đa tác vụ từ một người gửi đến nhiều người nhận ở các địa điểm riêng biệt.
Hội nghị Web, tùy thuộc vào từng dịch vụ, nó có thể là 1 phần tính năng của hệ thống phần mềm được tải xuống và cài đặt hoặc một ứng dụng dựa trên web được khởi chạy trong trình duyệt của người tham dự. Tên gọi khác của Web Conference là webinar. Công nghệ mã nguồn mở mới nhất cho Hội nghị Web là WebRTC của phần mềm Hội nghị truyền hình TrueConf.
3. Hệ thống thuyết trình (Presentation System)
Hệ thống thuyết trình đóng một vai trò quan trọng trong việc chia sẻ thông tin trong môi trường làm việc hợp tác. Các hệ thống này cho phép người dùng gửi các loại nội dung khác nhau (máy tính để bàn, tài liệu, hình ảnh, video và ứng dụng) cùng với âm thanh từ bất kỳ thiết bị nào đến máy chiếu, màn hình lớn hoặc TV. Do đó, nhiều người dùng có thể trình bày, chia sẻ và trao đổi ý tưởng một cách liền mạch về các hạn chế nội dung được hiển thị.
Các cuộc thuyết trình vẫn thường xuyên được diễn ra, đây cũng là 1 phần trong các cuộc Hội nghị trực tuyến. Các buổi thuyết trình này sẽ cần đến những tính năng như Trình chiếu, Chia sẻ màn hình, Bảng tương tác, Truyền file, Ghi hình, …
Cũng giống như Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến và Hệ thống Hội nghị Web, Hệ thống thuyết trình cũng sẽ được hiển thị trên:
- Kết nối máy tính xách tay, máy tính để bàn, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng với bất kỳ TV không dây
- Truyền phát hoặc phản chiếu hình ảnh và âm thanh từ bất kỳ thiết bị nào lên màn hình lớn hơn hoặc máy chiếu
- Kích hoạt tương tác giữa người dùng thông qua chia sẻ nội dung trên một màn hình chung
4. Hệ thống Hội nghị âm thanh (Sound System)
Một hình thức khác của Hội nghị trực tuyến nữa là Hội nghị âm thanh. Với Hệ thống Hội nghị âm thanh sẽ có điểm khác biệt so với 3 hình thức họp Hội nghị trực tuyến trên. Với hình thức này, các điểm tham gia họp vẫn phải kết nối trực tuyến với nhau, nhưng điểm khác biệt là với hình thức Hội nghị âm thanh này các điểm chỉ trao đổi thông tin qua âm thanh mà không có hình ảnh.
Hệ thống Hội nghị âm thanh còn được gọi là điện thoại Hội nghị. Điện thoại Hội nghị được sử dụng để bắt đầu và thực hiện các cuộc gọi Hội nghị trực tuyến, cho phép nhiều người nghe gọi và nói chuyện trên cùng một cuộc gọi. Các cuộc gọi Hội nghị trực tuyến thường được sử dụng cho các cuộc họp kinh doanh và báo cáo thu nhập của công ty và cũng thường được kết hợp với các Hội nghị Web để trình bày và chia sẻ tài liệu trực tuyến.
Thông thường điện thoại hội nghị cũng có loa và micrô đa hướng để đảm bảo bắt trọn thông tin trong phòng họp ngay cả với số lượng lớn người tham gia trong một phòng. Ngoài ra, âm lượng và độ nhạy của micrô có thể được điều chỉnh dễ dàng. Tùy thuộc vào kết nối điện thoại hiện có, cũng có một loạt các điện thoại hội nghị có sẵn cho các công nghệ dòng điện thoại khác nhau. Điện thoại hội nghị có sẵn sử dụng với các kết nối analog , ISDN và VoIP và như điện thoại hệ thống cho các hệ thống điện thoại cụ thể. Một số thiết bị cũng có tùy chọn kết nối các micrô ngoài, riêng lẻ để có chất lượng âm thanh tốt hơn. Điện thoại hội nghị không dây giao tiếp qua DECT và WiFi cũng có sẵn.
Mỗi hình thức khác nhau của Hội nghị trực tuyến đều là những trải nghiệm mới mẻ cho người sử dụng. Hình thức nào là tốt nhất hay nhất chắc là câu trả lời khó. Vì mỗi hình thức họp khác nhau sẽ phù hợp vào từng nhu cầu sử dụng khác nhau. Hình thức họp nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, hãy nói cho chúng tôi nghe. Chúng tôi sẽ cùng bạn trải nghiệm !
